Onderaanneming voor landelijke klanten: wat spreekt u af?

Een landelijke opdracht binnenhalen is mooi, maar dan moet u het wel kunnen uitvoeren.

Vaak schakelt u een regionale partner in voor de installatie of het onderhoud. Wat legt u dan vast? Dat is niet alleen een kwestie van een uurtarief afspreken. Het gaat om verantwoordelijkheden, normen en wat er gebeurt als er een storing komt of een inspectie langskomt.

Wij doen regelmatig onderaanneming voor installateurs die zelf geen voet aan de grond hebben in Noord-Holland of die tijdelijk extra capaciteit nodig hebben. Wat ons opvalt is dat de afspraken vaak te globaal zijn.

En dat wreekt zich later, bijvoorbeeld bij een oplevering of een controle door bevoegd gezag.

Daarom lichten we een paar punten toe die u in ieder geval helder moet hebben.

Scope en normen: niet alleen het merk, maar ook de eisen

Het begint met een duidelijke omschrijving van wat er moet gebeuren. Niet alleen “brandmeldinstallatie plaatsen”, maar ook volgens welke norm.

Voor een brandmeldinstallatie is dat NEN 2535, voor ontruimingsalarm NEN 2575. En sinds de Omgevingswet zijn de eisen uit het Bbl (Besluit bouwwerken leefomgeving) leidend. Die eisen hangen af van de gebruiksfunctie, bezetting, oppervlakte en het programma van eisen.

Geen vaste getallen noemen, want dat verschilt per project. Spreek af wie de normen en het PvE levert.

Is dat de hoofdaannemer, de eindklant of de onderaannemer? En wie toetst of het werk voldoet? Als u als onderaannemer alleen een montage-instructie krijgt, maar geen inzicht in de onderliggende eisen, dan loopt u risico. Wij geven altijd een terugkoppeling als we zien dat iets niet klopt, maar bij het inhuren van specialistische kennis doet niet elke partij dat.

Verantwoordelijkheden bij oplevering en beheer

Een veelvoorkomend punt is de oplevering. Wie regelt de eindkeuring?

Wie levert het opleverdossier aan? In de praktijk zien we dat de hoofdaannemer vaak denkt dat de onderaannemer alles regelt, terwijl de onderaannemer alleen zijn deel heeft gedaan. Wie doet de documentatie bij onderaanneming?

Leg vast wie de rapportage opstelt, wie het logboek bijhoudt en wie de melding bij de verzekeraar of het bevoegd gezag doet. Ook bij beheer en onderhoud is helderheid nodig. Gebruik onze checklist voor een goede samenwerking als u een onderhoudscontract hebt voor een landelijke klant, maar de lokale uitvoering door een onderaannemer laat doen. Wie reageert dan op een storing?

Wie beoordeelt of een wijziging in het gebouw invloed heeft op de installatie?

En wie zorgt dat de digitale rapportage op orde is? Dat laatste wordt steeds belangrijker, omdat inspecties vaak digitaal worden aangeleverd. Eerlijk gezegd, het komt vaker voor dan u denkt dat een onderaannemer een storing oplost, maar de hoofdaannemer niet op de hoogte is.

Dan mist er een melding in het logboek en bij een controle lijkt het alsof er niets is gedaan. Terwijl de monteur wel is geweest. Een simpele afspraak over hoe storingen worden geregistreerd en gedeeld, voorkomt dat.

Aansprakelijkheid en verzekering

Een ander punt dat vaak onderbelicht blijft: wie is aansprakelijk als er iets misgaat? Stel dat een brandmeldinstallatie niet goed functioneert tijdens een brand, en de schade is groot. De verzekeraar kijkt naar wie de installatie heeft ontworpen, geïnstalleerd en onderhouden.

Als u als onderaannemer alleen de montage deed, maar de hoofdaannemer het ontwerp leverde, dan moet dat in de overeenkomst staan.

Anders kan de aansprakelijkheid bij u komen liggen. Wij adviseren om altijd een duidelijke taakverdeling op te nemen, inclusief wie de eindverantwoordelijke is voor de conformiteit met het Bbl en de NEN-normen.

En vergeet niet om te checken of uw verzekering dekkend is voor werk dat u in onderaanneming doet. Soms is een aparte aansprakelijkheidsverzekering nodig.

Praktische afspraken: planning, communicatie en facturatie

Naast de technische en juridische kant zijn er praktische zaken die het verschil maken. Denk aan: Wij merken dat installateurs die deze punten vooraf vastleggen, veel minder gedoe hebben achteraf. Het scheelt uitleg, discussie en soms ook onbetaalde rekeningen.

• Planning: wie stemt de werkzaamheden af met de eindklant? Bij een winkel of kantoor moet de installatie vaak buiten openingstijden.
• Communicatie: wie is het aanspreekpunt voor de eindklant? Als de onderaannemer direct met de klant praat, kan dat verwarring geven over wie de opdrachtgever is.
• Facturatie: werkt u op uurbasis of op een vaste prijs? En wat valt er wel of niet onder? Meerwerk moet vooraf worden goedgekeurd.

Tot slot: maak het concreet, niet vrijblijvend

Onderaanneming kan een goede manier zijn om landelijke klanten te bedienen zonder dat u overal eigen mensen hoeft te hebben. Maar het werkt alleen als u duidelijke afspraken maakt over scope, normen, verantwoordelijkheden en communicatie.

Niet alleen in een mailtje, maar in een overeenkomst die beide partijen ondertekenen. Heeft u vragen over hoe u dit aanpakt, of wilt u sparren over een specifiek project? Neem gerust contact op. We denken graag mee vanuit de praktijk.