Onderhoudscontract beveiliging: wat mag u verwachten?

Een beveiligingsinstallatie opleveren is één ding. Dat die installatie jarenlang blijft doen waarvoor hij bedoeld is, is een ander verhaal.

Wij merken in de praktijk dat een onderhoudscontract vaak wordt gezien als een formaliteit – iets dat erbij hoort omdat de verzekering erom vraagt. Maar een goed contract is meer dan een factuur per kwartaal. Het bepaalt of uw brandmeldinstallatie bij een brand daadwerkelijk alarm geeft, of uw camera’s scherp beeld leveren als het nodig is, en of uw toegangscontrole niet opeens storing geeft op een maandagochtend. Daarom: wat mag u verwachten van een onderhoudscontract voor beveiligingstechniek? En waar moet u op letten voordat u tekent?

Wat valt er onder een onderhoudscontract?

Een onderhoudscontract is in de basis een afspraak over periodieke controle en eventueel herstel van uw installatie.

1. Preventief onderhoud

Maar de invulling verschilt nogal per aanbieder. Wij delen het grofweg in drie lagen: Dit is de geplande controle. Bij een brandmeldinstallatie hoort daar bijvoorbeeld het testen van melders, doormeten van lussen, controleren van de centrale en het bijwerken van de software bij. Voor CCTV betekent het schoonmaken van lenzen, controleren van kabels en opslag, en updaten van firmware.

Een goed preventief onderhoud voorkomt dat kleine afwijkingen uitgroeien tot storingen. Als er iets kapot gaat, wilt u dat het binnen afzienbare tijd wordt opgelost.

2. Storingsdienst en reparatie

In een contract staat meestal een reactietijd – bijvoorbeeld 4 of 8 uur voor kritieke systemen, 24 uur voor overige.

Let op: een storingsdienst dekt vaak alleen de arbeid en niet de vervangende onderdelen. Die worden apart berekend, tenzij anders afgesproken. Na elke onderhoudsbeurt hoort u een rapport te krijgen.

3. Rapportage en documentatie

Wat is gecontroleerd, wat is goed, wat moet worden vervangen of verbeterd. Dit is niet alleen handig voor uw eigen administratie, maar ook voor de verzekeraar of het bevoegd gezag.

Bij een brandmeldinstallatie moet u op basis van het Bbl kunnen aantonen dat de installatie periodiek is getest en onderhouden volgens NEN 2654. Zonder rapportage heeft u geen bewijs.

Waarom is een contract niet vrijblijvend?

Voor brandveiligheidssystemen geldt een wettelijke onderhoudsplicht. Het Bbl (Besluit bouwwerken leefomgeving) stelt dat een brandmeldinstallatie en ontruimingsalarminstallatie in stand moeten worden gehouden.

Dat betekent: regelmatig onderhoud volgens de geldende normen. Welke norm dat is, hangt af van het type installatie en de gebruiksfunctie van het gebouw.

Voor brandmeldinstallaties is dat NEN 2535 voor het ontwerp en NEN 2654 voor het beheer en onderhoud. Voor ontruimingsalarminstallaties geldt NEN 2575. Wat ons opvalt, is dat veel gebouweigenaren denken dat een jaarlijkse controle voldoende is, terwijl ze zich niet realiseren wat de prijs van beheerderstaken bepaalt.

Maar bij een gemiddeld kantoorpand met een uitgebreide brandmeldinstallatie is twee keer per jaar gebruikelijk, soms vaker als de omgeving stoffig is of de installatie kritisch is voor de veiligheid. Het bevoegd gezag kan hier tijdens een controle naar vragen. En de verzekeraar zal bij schade ook willen zien of u aan uw onderhoudsplicht voor brandmeldinstallaties heeft voldaan.

Waar let u op bij een onderhoudscontract?

Niet alle contracten zijn gelijk. Een paar punten om zelf te checken:

• Wat is inbegrepen? Staat preventief onderhoud expliciet genoemd? Of alleen storingsdienst? Soms wordt ‘onderhoud’ verward met ‘storingsdienst’, terwijl preventieve bezoeken apart worden berekend.
• Worden onderdelen meeverzekerd? Bij vervanging van een defecte camera of melder: zit dat in het contract of betaalt u per stuk? Bij grotere systemen kan dat flink oplopen.
• Hoe zit het met software-updates? Moderne systemen draaien op firmware die af en toe geüpdatet moet worden. Staat dat in het contract of wordt dat als extra werk gezien?
• Rapportage en logboek Krijgt u digitaal inzicht in de onderhoudshistorie? Wij werken zelf met een digitaal logboek, zodat u altijd kunt terugzien wat wanneer is gecontroleerd. Dat scheelt gedoe bij inspecties.
• Looptijd en opzegtermijn Contracten worden vaak stilzwijgend verlengd. Kijk of u jaarlijks kunt opzeggen of dat er een langere looptijd aan vastzit.

Eerlijk gezegd zien wij nog te vaak contracten waarin alleen staat ‘onderhoud volgens NEN 2654’, maar niet concreet wordt gemaakt wat er per bezoek gebeurt.

Vraag dus gerust om een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden per systeem.

Hoe wij dat aanpakken

Wij werken met vaste onderhoudscycli die we per gebouw bepalen. Geen standaard abonnement dat voor iedereen hetzelfde is. Een magazijn met veel stof vraagt vaker onderhoud aan melders dan een nette kantoorvloer.

Een VvE met een eenvoudige inbraakinstallatie heeft minder frequentie nodig dan een zorginstelling met gekoppelde brandmeld- en ontruimingssystemen.

Na elk bezoek krijgt u een digitaal rapport. Daarin staat wat we hebben gedaan, wat eventueel moet worden vervangen en wat de planning is voor het volgende bezoek.

Wij vinden het belangrijk dat u als eigenaar of beheerder inzicht houdt in de staat van uw installatie. Niet omdat het moet van de norm, maar omdat u erop moet kunnen vertrouwen dat het werkt als het nodig is. Werkt u samen met een andere installateur?

Ook dan kunnen wij ondersteunen. Wij doen regelmatig onderhoud voor systemen die door een ander zijn geïnstalleerd.

Zolang de documentatie op orde is, kunnen wij het beheer en onderhoud overnemen. Dat scheelt u een volledige vervanging.

Tot slot

Een onderhoudscontract is geen verzekeringspolis, maar een praktische afspraak om uw installatie betrouwbaar te houden. De inhoud bepaalt of u ’s nachts gerust kunt slapen of dat u verrassingen in onderhoudsafspraken voorkomt en niet bij een storing hoeft te wachten tot de volgende dag.

Neem de tijd om te vergelijken en vraag door op wat er precies gebeurt bij een onderhoudsbeurt.

Heeft u vragen over uw huidige contract of wilt u weten wat een passend onderhoudsplan voor uw gebouw zou zijn? Neem dan contact met ons op. We denken graag mee zonder verplichtingen.