Bezoekersregistratie en toegangscontrole: wat kan samen?

We zien het vaak: een apart inlogsysteem voor bezoekers naast een losse toegangscontrole voor medewerkers. Aparte pasjes, aparte lijsten, aparte rapportages. En dan is er nog die receptionist die handmatig moet bijhouden wie binnen is.

Het kan anders, maar het vraagt wel om een beetje nadenken over hoe u u gebouw organiseert.

Bezoekersregistratie en toegangscontrole worden meestal als twee aparte werelden gezien. Terwijl ze in de praktijk precies hetzelfde doel dienen: weten wie er op welk moment in het pand is, en of die persoon daar mag zijn.

Het verschil zit ‘m vooral in hoe lang iemand blijft en hoe vaak die terugkomt. Maar de techniek erachter is vaak verrassend vergelijkbaar.

Wat bedoelen we eigenlijk met ‘samen’?

Als wij bij een klant binnenkomen voor een advies over toegang, dan vragen we altijd eerst: hoe gaan jullie nu om met bezoek? Soms is het een papieren logboek bij de balie.

Soms een tablet waar bezoekers zelf hun gegevens intoetsen. En soms – vooral bij grotere organisaties – een aparte badge die alleen voor die dag geldig is. Dat laatste is eigenlijk al een vorm van toegangscontrole, alleen staat het los van het vaste systeem voor medewerkers.

Het idee van samenvoegen is simpel: u gebruikt één platform voor zowel vaste pasjes als tijdelijke toegang.

Een bezoeker meldt zich aan bij de receptie, krijgt een pasje of een digitale code, en die pas werkt precies hetzelfde als die van een medewerker – maar dan met beperkingen in tijd en zone. Geen apart systeem, geen dubbele administratie, en – minstens zo belangrijk – één logboek dat achteraf te controleren is.

Waarom u dat wilt (en niet alleen vanwege het gemak)

Het eerste voordeel is voor de hand liggend: het scheelt tijd en gedoe.

Geen losse lijsten meer die u achteraf moet uitzoeken, geen losse pasjes die kwijtraken. Maar er zit ook een serieuze kant aan.

Vanuit het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) zijn er eisen aan ontruiming en brandveiligheid. Als er een brandmelding komt, moet u weten of alle ruimtes leeg zijn. Als u bezoekers en medewerkers in één systeem hebt, wordt dat een stuk makkelijker. u weet wie er nog binnen is, en in welke zone. Let op: ik geef hier geen juridisch advies.

De exacte verplichtingen hangen af van de gebruiksfunctie, de bezetting, de oppervlakte en wat het bevoegd gezag eist.

Vergeet hierbij niet om periodiek de rechten voor medewerkers en leveranciers te controleren. Maar in de praktijk zien we dat gebouwen met een geïntegreerd toegangssysteem bij een ontruimingsoefening of echte calamiteit veel sneller een overzicht hebben. En dat is gewoon veiliger.

Hoe ziet zo’n geïntegreerde oplossing eruit?

Het begint bij de toegangscontrole zelf. Meestal werkt dat met pasjes of tags op basis van Mifare of een vergelijkbare technologie.

Die pasjes kun u gewoon hergebruiken voor bezoekers: u maakt een tijdelijk profiel aan, koppelt dat aan een pasje, en na afloop wordt het profiel automatisch verwijderd.

Geen losse systemen, geen extra handelingen. Wat ons opvalt is dat veel organisaties denken dat dit alleen werkt met dure, maatwerk software. Maar in de praktijk bieden de meeste moderne toegangscontrolepanelen (denk aan UNii of Alphatronics) al standaard functionaliteit voor tijdelijke gebruikers.

Het is vaak een kwestie van instellen, niet van een nieuw systeem kopen. Wil u ook camerabewaking eraan koppelen? Dat kan. Veel CCTV-systemen, zoals van Dahua, kunnen een seintje krijgen van de toegangscontrole. Als een bezoeker inlogt, kan een camera in de hal automatisch een momentopname maken.

Niet om mensen te bespioneren – dat mag niet zomaar onder de AVG – maar wel om achteraf te kunnen checken wie er binnenkwam.

Ook hier geldt: u moet het kenbaar maken en de beelden niet langer bewaren dan nodig.

Praktische aandachtspunten

Een geïntegreerd systeem klinkt mooi, maar het vraagt wel om een doordachte inrichting. Drie dingen waar wij altijd naar kijken:

• Zone-indeling: niet elke bezoeker moet overal kunnen komen. Zorg dat u per ruimte of verdieping kunt instellen wie erin mag. Een schoonmaakploeg heeft andere rechten dan een leverancier.
• Gebruiksgemak bij de balie: het systeem moet simpel zijn voor de receptionist. Te veel stappen leiden tot fouten of omzeiling. Een tablet met een duidelijke interface werkt vaak beter dan een volwassen pc-scherm.
• Logboek en rapportage: zorg dat het systeem automatisch een overzicht bijhoudt van wie er binnen was en op welke tijden. Dat is niet alleen handig voor de beveiliging, maar ook voor de verzekeraar als er iets gebeurt.

Eerlijk gezegd zien we nog te vaak dat bedrijven een mooi toegangssysteem kopen, maar de bezoekersregistratie er niet aan koppelen, simpelweg omdat ze niet wisten dat het kon.

Of omdat de installateur het niet heeft voorgesteld. Terwijl het vaak om een kleine aanpassing in de software gaat.

Onderhoud en beheer: niet vergeten

Als u eenmaal zo’n geïntegreerd systeem hebt, moet het ook blijven werken. Periodiek onderhoud aan de toegangscontrole is essentieel – niet alleen voor de hardware, maar ook voor de software-updates en om toegang per ruimte in te stellen waar dat nodig is.

Een logboek dat niet klopt, heb u niets aan. En een pasje dat ineens niet meer werkt op een drukke maandagochtend, dat wil niemand. Wij adviseren om minimaal één keer per jaar alle gebruikers door te lopen en verouderde profielen op te ruimen.

Vaak liggen er nog tientallen pasjes van ex-medewerkers of oude bezoekers in het systeem.

Dat is niet alleen een veiligheidsrisico, het vertroebelt ook u overzicht bij een ontruiming.

Tot slot

Bezoekersregistratie en toegangscontrole uitbreiden bij groei kunnen prima samen. Het bespaart werk, verhoogt de veiligheid en geeft een beter beeld van wie er in u gebouw is.

De techniek is er al jaren, en de meerprijs is vaak verrassend laag als u het meeneemt bij een nieuw systeem of een uitbreiding. Als u hier meer over wilt weten – of gewoon eens wilt sparren over wat er bij uw pand mogelijk is – neem dan gerust contact op. We denken graag mee, zonder poespas.