Camerabeelden bij schade aan voertuigen: netjes gebruiken

Het gebeurt regelmatig: een medewerker of bezoeker komt ’s ochtends aanrijden en ziet een deuk in de auto.

Of een vrachtwagenchauffeur meldt schade aan de lading tijdens het laden. Dan worden de camerabeelden erbij gehaald. Logisch.

Maar hoe zorg u dat die beelden ook echt iets opleveren? En dat u ze mag gebruiken zonder in de problemen te komen met privacyregels? Daarover gaat het hier.

Waarom camerabeelden bij voertuigschade?

Een camera op het parkeerterrein of bij de laad- en losdock kan veel duidelijk maken.

Wie reed er tegenaan? Was de schade er al? Of is er sprake van een misverstand? Voor verzekeraars en politie zijn die beelden vaak het enige objectieve bewijs.

Maar alleen als ze op de juiste manier zijn vastgelegd en bewaard. Wat me opvalt in de praktijk: veel bedrijven hebben camera’s hangen, maar niemand weet precies hoe lang beelden bewaard blijven, wie ze mag bekijken en of de beeldkwaliteit goed genoeg is om een kenteken te lezen.

Dat wordt pas een probleem op het moment dat u de beelden nodig hebt.

Dan blijkt dat ze te donker zijn, of dat de hoek net verkeerd staat.

Waar moet u op letten bij camerabeelden voor schadeclaims?

Plaatsing en dekking

Een camera die alleen de ingang van het terrein filmt, mist vaak de plekken waar schade ontstaat: bij parkeervakken, bij bochten of bij de laadklep. Denk na over de loop van voertuigen.

Waar remmen ze, waar steken ze uit? Een goede dekking betekent niet dat u alles moet filmen, maar wel dat de risicovolle zones in beeld zijn. Overleg met uw installateur over de juiste posities.

Beeldkwaliteit en resolutie

Wij doen dat standaard tijdens een locatiebezoek: kijken waar de schade historisch gezien voorkomt en waar de verlichting het beste is.

Een kenteken lezen bij nacht of bij regen vraagt om camera’s met voldoende resolutie en infrarood. Niet elke camera levert dat. Zeker bij camera’s op een buitenterrein of bij hekwerken kan het beeld snel te korrelig worden. Kies camera’s die geschikt zijn voor de omgeving.

Wij werken bijvoorbeeld met Dahua- en Alphatronics-systemen die we per situatie specificeren. Het gaat niet om het duurste merk, maar om de juiste lens en belichting voor die ene plek.

Bewaartermijn en toegang

De AVG schrijft voor dat beelden niet langer bewaard mogen worden dan nodig. Voor schadeclaims is een termijn van vier weken vaak gebruikelijk, maar dat hangt af van uw eigen beleid en de verwerking in uw register. Zorg dat u vastlegt wie toegang heeft tot de beelden en onder welke voorwaarden.

Bij schade moet u snel kunnen handelen: een medewerker belt, u kijkt mee, en binnen een dag weet u of er beelden zijn.

Dat vraagt om een systeem dat makkelijk te doorzoeken is, niet om urenlang door 32 camera’s scrollen.

Praktische aanpak: van incident tot bewijs

Stel, er is een aanrijding op het parkeerterrein. Wat gebeurt er dan?

• De melder noteert tijd en locatie.
• U of uw beveiliger opent het camerasysteem en zoekt de betreffende tijd terug.
• U exporteert de beelden naar een veilige map, met datum en tijdstip in de bestandsnaam.
• U noteert wie de beelden heeft bekeken en waarom.
• U bewaart de export zolang de schadeclaim loopt, maar verwijdert deze daarna.

Dat klinkt simpel, maar in de praktijk gaat het vaak mis omdat niemand weet hoe het exportgereedschap werkt, of omdat de beelden niet te vinden zijn door een onlogische mapstructuur. Daarom adviseren wij om periodiek te oefenen met een testincident. Kijk of uw systeem gebruiksvriendelijk genoeg is voor de mensen die het moeten bedienen.

Wat zegt de wet en norm?

Voor cameratoezicht op bedrijfsterreinen gelden regels uit de AVG en de UAVG. Daarnaast kan het Bbl (Besluit bouwwerken leefomgeving) eisen stellen aan beveiliging bij bepaalde gebruiksfuncties, maar dat gaat vooral over toegangscontrole en brandveiligheid.

Voor camerabeelden bij schade is het belangrijkste dat u een duidelijk doel heeft (bijvoorbeeld: bescherming van eigendommen en vastleggen van incidenten) en dat u dat doel in uw privacyverklaring vermeldt. Verder geldt: maak geen opnames van openbare weg of van plekken waar mensen geen redelijke verwachting van privacy hebben, zoals toiletten of kleedkamers. Dat spreekt voor zich, maar we zien het nog wel eens fout gaan bij bedrijven die hun camera’s uitbreiden zonder opnieuw naar de dekking te kijken, of bij het inrichten van toegangscontrole bij ploegendiensten.

Eerlijk gezegd: de meeste problemen ontstaan niet door kwade opzet, maar doordat iemand snel een camera ophangt zonder na te denken over de gevolgen.

Een paar uur voorwerk bespaart later veel gedoe.

Onderhoud en beheer

Een camerasysteem dat niet wordt onderhouden, geeft na een paar jaar korrelige beelden of valt uit.

Zeker bij buitencamera’s heeft vocht, vuil en temperatuurwisseling invloed. Laat uw systeem jaarlijks controleren: lens schoonmaken, kabels checken, software updaten.

Ook de opslag (harde schijf of NVR) moet regelmatig worden getest. Wij doen dat standaard bij periodiek onderhoud, samen met een rapportage van de beeldkwaliteit per camera. Zo weet u zeker dat als er schade is, de beelden er zijn.

Tot slot

Camerabeelden zijn een krachtig hulpmiddel bij schade aan voertuigen, maar alleen als ze goed zijn geplaatst, bewaard en beheerd. Het gaat niet om de duurste camera, maar om een doordacht systeem dat past bij uw terrein en uw manier van werken, zeker bij camerabewaking bij laadperrons.

Heeft u vragen over de opzet van uw camerabewaking of over het onderhoud ervan? Neem gerust contact met ons op. We denken graag mee zonder verkooppraatjes.