Brandveiligheid bij meerdere huurders: afspraken maken

In een pand met meerdere huurders is brandveiligheid niet iets wat u aan één partij kunt overlaten. De eigenaar heeft zijn verantwoordelijkheid, elke huurder heeft zijn eigen ruimte, en de installaties – denk aan brandmelders, ontruimingsalarm, noodverlichting – lopen vaak door het hele gebouw.

Wat mij opvalt, is dat de afspraken hierover in de praktijk nogal eens vaag blijven.

Tot er een controle is, of erger: een melding. Dan blijkt dat niemand precies weet wie het onderhoud regelt, wie de sleutel van de centrale heeft, of wie de huurders instrueert over het ontruimingsalarm. Eerlijk gezegd, dat is zonde.

Want met een paar heldere afspraken vooraf voorkom u niet alleen discussie achteraf, maar zorg u ook dat het gebouw écht veilig is. En dat is waar het om draait.

Wat zegt het Bbl over gedeelde verantwoordelijkheid?

Het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) stelt eisen aan brandveiligheid van gebouwen. Die eisen zijn vaak gekoppeld aan de gebruiksfunctie, de grootte van het pand en het aantal aanwezigen.

In een pand met meerdere huurders kan het zijn dat het ene deel een winkel is, het andere kantoor en weer een ander deel opslag. Elke functie heeft eigen verplichtingen, maar de installaties – zoals een brandmeldinstallatie – moeten als één geheel functioneren. Het Bbl schrijft niet voor wie precies wat moet regelen.

Dat moet u zelf vastleggen. En dat is precies waar het misgaat.

Praktijkvoorbeeld: wie onderhoudt de brandmeldinstallatie?

De eigenaar denkt vaak: "De huurder regelt zijn eigen brandveiligheid." De huurder denkt: "Dat doet de verhuurder wel." En de installateur staat er tussenin. Stel: een pand met drie huurders. De brandmeldinstallatie is centraal aangelegd, met melders in alle ruimtes.

De eigenaar heeft de installatie laten plaatsen, maar het periodiek onderhoud staat nergens vast. Huurder A laat zelf een keer een monteur komen, huurder B doet niets, en huurder C weet niet eens dat er een centrale is.

Bij een storing weet niemand wie er gebeld moet worden. Het logboek is zoek.

Dit klinkt overdreven, maar we komen het regelmatig tegen. Daarom adviseren we om bij de ingebruikname van een pand met meerdere huurders, inclusief de beveiliging van een verhuurd bedrijfspand, een duidelijke taakverdeling te maken. Leg vast wie verantwoordelijk is voor:

• het beheer van de brandmeldcentrale en ontruimingsinstallatie;
• het periodiek onderhoud (volgens NEN 2654 voor brandmeldinstallaties);
• het bijhouden van het logboek en de storingsopvolging;
• het instrueren van huurders over het ontruimingsalarm;
• de afstemming met de bevoegde gezag (brandweer, gemeente) bij wijzigingen.

Ontruimingsalarm: één systeem, meerdere gebruikers

Een ontruimingsalarm is vaak verplicht als er een brandmeldinstallatie aanwezig is. In een pand met meerdere huurders moet dat alarm in alle delen hoorbaar zijn. Dat lijkt logisch, maar in de praktijk horen we nog wel eens dat een huurder het alarm uitzet omdat het 'storend' is tijdens vergaderingen.

Of dat een deel van het pand niet wordt meegenomen in de ontruimingsoefening.

Het is belangrijk om af te spreken hoe het alarm wordt gebruikt. Wie mag het inschakelen?

Onderhoud en rapportage: aantoonbaar blijven

Wat gebeurt er bij een vals alarm? Hoe worden huurders geïnformeerd over de procedure? Dit staat vaak niet in het huurcontract, maar zou er wel in moeten.

Wij zien dat een eenvoudig protocol – bijvoorbeeld een A4'tje met contactpersonen en stappen – al veel onduidelijkheid wegneemt.

Een brandmeldinstallatie moet periodiek worden gecontroleerd. De frequentie hangt af van het type installatie en het gebruik. Die controles moeten worden vastgelegd in een logboek. Als er meerdere huurders zijn, is het zaak dat één partij de regie houdt over het onderhoud van beveiligingssystemen in vastgoed en de bijbehorende rapportage.

Anders ontstaan er gaten in de onderhoudscyclus, en bij een controle door de brandweer of verzekeraar kun u dan niet aantonen dat alles in orde is. Wij leveren digitale rapportages, zodat alle betrokkenen inzicht hebben in de status van de installatie. Dat werkt prettig bij panden met meerdere gebruikers: iedereen kan zien wanneer de laatste controle was en of er openstaande storingen zijn.

Hoe maak u goede afspraken?

Het begint met een inventarisatie. Loop met een installateur door het pand en breng in kaart welke installaties er zijn, wie er toegang toe heeft, en wat de onderhoudsstatus is.

• wie de onderhoudscontracten afsluit en betaalt;
• wie storingen meldt en opvolgt;
• hoe wijzigingen in het gebruik (bijvoorbeeld een nieuwe huurder) worden doorgegeven;
• wie verantwoordelijk is voor de ontruimingsplannen en oefeningen.

Zet dat op papier. Maak vervolgens afspraken over:

Tot slot: afstemming met de installateur

Die afspraken kunnen worden vastgelegd in het huurcontract of in een aparte beheerovereenkomst. Het is geen juridisch document, maar een praktische werkafspraak. En het scheelt een hoop gedoe. Wij worden regelmatig gebeld door een eigenaar die zegt: "Ik heb een brandmeldinstallatie, maar de huurder heeft er een eigen systeem bij geplaatst." Of: "De huurder heeft de melders afgeplakt omdat ze steeds afgingen." Dat zijn signalen dat de afstemming niet goed is.

Een installateur kan helpen om de systemen op elkaar af te stemmen, maar alleen als er duidelijke afspraken zijn over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Heeft u vragen over de brandveiligheid in een pand met meerdere huurders? Of wilt u weten hoe u het onderhoud en beheer goed regelt? Neem dan contact met ons op. We denken graag mee, zonder verkooppraatjes.