Beheerderstaken bij brandmelding: checklist voor bedrijven

Een brandmelding komt binnen. De centrale piept, een lampje knippert, of u krijgt een melding op uw telefoon.

Wat doet u dan? In de praktijk zien we dat veel bedrijven geen vast stappenplan hebben.

Terwijl die eerste minuten bepalend zijn voor een goede afloop. Niet alleen voor de veiligheid van mensen, maar ook voor de aantoonbaarheid achteraf. Want als er iets misgaat, wil bevoegd gezag weten of u als beheerder uw taken serieus heeft genomen.

Wat gebeurt er als de melding binnenkomt?

Een brandmeldinstallatie (BMI) of ontruimingsalarminstallatie (OAI) geeft een signaal bij rook, hitte of handbediening. Dat signaal moet worden opgevolgd.

De rol van de beheerder

Wie neemt de telefoon aan? Wie controleert of er echt brand is? En wie start de ontruiming?

Dat staat in het ontruimingsplan, maar dat plan moet ook leven. Wat ons opvalt is dat plannen vaak in een la liggen, terwijl de praktijk weerbarstig is.

• weten hoe de installatie werkt;
• het logboek bijhouden van meldingen, storingen en onderhoud;
• periodiek controleren of alle melders en ontruimingsmiddelen functioneren;
• bij een alarm de juiste stappen zetten: controleren, alarmeren, ontruimen.

Een beheerder moet weten welk paneel in de technische ruimte hangt, hoe hij een alarm kan herstellen of doorschakelen, en wie hij moet bellen bij twijfel. Volgens het Bbl (Besluit bouwwerken leefomgeving) is de gebruiker van een gebouw verantwoordelijk voor een veilige situatie. Dat betekent dat er iemand moet zijn die de brandmeldinstallatie beheert. Die persoon – vaak een facilitair manager, gebouwbeheerder of aangewezen medewerker – moet weten wat onderhoud van een brandmeldinstallatie inhoudt:

Eerlijk gezegd: in veel organisaties is dit niet één persoon, maar een taak die tussen wal en schip valt. Dan ontstaan er gaten in de beveiligingsketen.

Checklist voor de praktijk

Een checklist helpt om niets over het hoofd te zien. Maar het moet geen papieren tijger worden.

Het gaat om handelen. Hieronder een aantal punten die wij in de praktijk belangrijk vinden: Het verschil tussen beheer en onderhoud van een brandmeldinstallatie is essentieel, want zo'n systeem staat niet op zichzelf. De werking hangt af van de juiste afstelling, de koppeling met eventuele doormelding naar een meldkamer, en de afspraken met de brandweer.

Bij een melding

• Neem de melding serieus. Ook als het een loos alarm lijkt. Ga altijd ter plaatse controleren.
• Weet wie u inschakelt. Heeft u een interne BHV-ploeg? Of belt u direct de brandweer? Dat hangt af van uw ontruimingsplan en de afspraken met de brandweer.
• Noteer tijd en locatie. In het logboek noteert u elke melding, ook als het vals alarm was. Dat is later van belang voor onderhoud en voor de verzekeraar.
• Reset de installatie pas na bevestiging. Niet zomaar het alarm uitzetten omdat het hinderlijk is. Eerst zeker weten dat er geen gevaar is.

Periodiek onderhoud

• Laat de installatie jaarlijks controleren door een gecertificeerd bedrijf. Dat is verplicht volgens NEN 2654 voor brandmeldinstallaties en NEN 2575 voor ontruimingsinstallaties.
• Houd het logboek bij. Daarin staan onderhoudsrapporten, storingsmeldingen en wijzigingen aan het systeem. Zonder actueel logboek kunt u bij een controle niet aantonen dat u aan uw verplichtingen heeft voldaan.
• Test maandelijks zelf een aantal melders of handbrandmelders. Wissel af, zodat u het hele systeem doorloopt. Noteer de resultaten.

Afstemming met installateur en bevoegd gezag

Wij merken dat het helpt om één keer per jaar met de installateur en de gebruiker om tafel te zitten.

Bespreek dan of het gebruik van het pand is veranderd, of er nieuwe risico's zijn, en of het ontruimingsplan nog actueel is. Bevoegd gezag (gemeente of brandweer) kan bij een controle vragen naar deze afstemming. Het is geen formaliteit; het voorkomt verrassingen.

Wat u zelf kunt doen

U hoeft geen technisch specialist te zijn om de beheerderstaken goed uit te voeren. Maar u moet wel weten wat er van u verwacht wordt.

• Zorg dat er een duidelijke taakverdeling is. Wie is de back-up als de beheerder er niet is?
• Hang een korte instructie bij de brandmeldcentrale: wat te doen bij alarm, wie te bellen.
• Bewaar het logboek op een vaste plek, digitaal of in een map, zodat het altijd vindbaar is.
• Laat nieuwe medewerkers die beheerderstaken krijgen, inwerken door een ervaren collega of door de installateur.

Een paar praktische tips: Wat ons betreft is het belangrijkste dat u niet wacht tot er een incident is.

Een brandmelding is altijd vervelend, maar als u weet wat u moet doen, blijft de schade beperkt – zowel materieel als organisatorisch. Heeft u vragen over uw verantwoordelijkheid bij het beheer van de brandmeldinstallatie of over het onderhoud ervan? Neem dan contact met ons op. We denken graag mee, zonder poespas.