Wie is eigenaar van de instellingen in uw beveiligingssysteem?

U heeft een brandmeldinstallatie, camerabewaking en toegangscontrole laten plaatsen. Alles werkt. Maar dan: wie beheert de instellingen?

Wie mag codes wijzigen, camera’s verplaatsen of gebruikers toevoegen? Dat klinkt simpel, maar in de praktijk leidt het regelmatig tot discussie – vooral als er meerdere partijen bij betrokken zijn: eigenaar, huurder, beheerder, installateur.

Wij merken dat veel gebouweigenaren en facilitair managers ervan uitgaan dat de instellingen van hun beveiligingssysteem vanzelfsprekend bij hen liggen. Tot er iets veranderd moet worden en blijkt dat de installateur of een vorige leverancier nog de enige toegang heeft. Of dat een onderhoudscontract niet de rechten geeft om zelf aanpassingen te doen. Daarom: wie is eigenaar van de instellingen, en waarom is dat belangrijk?

Eigenaar van de hardware, gebruiker van de software

Juridisch gezien bent u als eigenaar van het pand ook eigenaar van de fysieke apparatuur: de centrales, camera’s, lezers en bekabeling. Maar de instellingen – de configuratie, gebruikerscodes, cameraposities, toegangsprofielen – zijn een ander verhaal.

Die staan vaak opgeslagen in de software van de fabrikant of in een beheersysteem dat door de installateur is geïnstalleerd. Zonder de juiste inloggegevens en rechten kunt u er niets mee. Wat ons opvalt: bij oplevering wordt hier niet altijd helder over gecommuniceerd.

De installateur levert een werkend systeem, maar de vraag wie straks zelf wijzigingen mag doorvoeren, blijft soms liggen.

En dat wreekt zich pas als de eerste storing optreedt of een medewerker vertrekt en zijn pasje geblokkeerd moet worden. Stel: u beheert een kantoor met 50 medewerkers. De toegangscontrole is geïnstalleerd door een partij die ook het onderhoud doet.

Praktijkvoorbeeld: toegangscontrole in een kantoorpand

Op een dag wilt u zelf een nieuwe medewerker toevoegen. Dan blijkt dat alleen de installateur rechten heeft om in het beheerportaal in te loggen.

U moet elke keer een wijziging aanvragen, met wachttijd en kosten tot gevolg.

Dat is niet alleen onhandig, het kan ook onveilig zijn als u snel moet kunnen schakelen.

Wat zegt de wet- en regelgeving?

Voor brandveiligheidssystemen, zoals brandmeld- en ontruimingsinstallaties, gelden specifieke eisen uit het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) en de NEN-normen.

Die schrijven voor dat de gebruiker of eigenaar verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud. Maar ze zeggen niet expliciet wie de instellingen in eigendom heeft.

Wel moet u kunnen aantonen dat het systeem correct functioneert en dat wijzigingen worden bijgehouden in een logboek. Voor camerabewaking speelt de AVG een rol. U bent als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de beelden en de toegang daartoe. Als u de instellingen niet zelf beheert, maar uitbesteedt aan een externe partij, moet u een verwerkersovereenkomst hebben. Ook dan blijft u eindverantwoordelijk.

Drie dingen om bij oplevering te regelen

Om later verrassingen te voorkomen, adviseren wij om bij de oplevering van een beveiligingssysteem het volgende vast te leggen:

• Toegang tot het beheerportaal – Zorg dat u een eigen beheerderaccount krijgt met voldoende rechten om zelf gebruikers, codes en instellingen te wijzigen. Niet alleen een ‘kijkaccount’.
• Documentatie van de configuratie – Vraag een overzicht van alle instellingen, inclusief wachtwoorden (of een veilige manier om die te beheren). Bewaar dit op een plek die ook voor uw opvolger toegankelijk is.
• Afspraken over wijzigingen – Spreek af wie welke aanpassingen mag doen en of de installateur vooraf geïnformeerd moet worden. Bij brandmeldinstallaties is het vaak verplicht dat wijzigingen worden doorgegeven aan de beheerder van het logboek.

Wat als u het systeem overneemt van een vorige eigenaar?

Bij overname van een pand of bedrijf krijgt u vaak ook de beveiligingsinstallatie erbij.

Maar de instellingen zijn niet altijd meegeleverd. Soms heeft de vorige gebruiker de wachtwoorden niet achtergelaten, of is het beheeraccount gekoppeld aan een oud e-mailadres.

Dan staat u voor een lastige klus: resetten van centrales, opnieuw configureren en mogelijk verlies van historische loggegevens. Eerlijk gezegd zien we dat regelmatig gebeuren. Het kost onnodig tijd en geld. Daarom: check bij een overname de status van uw beveiliging en neem deze mee in de due diligence.

Vraag om inloggegevens, configuratiebestanden en onderhoudshistorie. Als die er niet zijn, kunt u overwegen het systeem te laten herconfigureren of vervangen.

Hoe wij daarbij helpen

Wij werken dagelijks met brandmeldcentrales, CCTV-systemen, toegangscontrole en ontruimingsinstallaties. Of het nu gaat om een nieuwbouwproject, een uitbreiding of het overnemen van een bestaand systeem – we zorgen dat u als eigenaar of beheerder de juiste rechten en inzichten krijgt.

Dat betekent: een duidelijke oplevering, overdracht van beheeraccounts en een logboek dat op orde is. Ook als u ondersteuning zoekt bij het inregelen van uw huidige systeem, of als u wilt weten of uw installatie voldoet aan de Bbl- en NEN-eisen, dan kijken we graag met u mee.

Geen standaardoplossingen, maar maatwerk dat past bij uw gebouw en uw manier van werken. Heeft u vragen over de instellingen van uw beveiligingssysteem? Neem gerust contact met ons op. We denken praktisch mee, zonder poespas.