Hoe lang kunt u camerabeelden bewaren in de praktijk?

We krijgen die vraag bijna elke week. Een VvE-bestuurder die net camera’s heeft opgehangen, een facilitair manager die zijn opslag wil inrichten, of een installateur die een systeem oplevert.

Het antwoord is simpel: het hangt ervan af. En dat is geen ontwijkend antwoord, maar de praktijk.

Geen vaste bewaartermijn in de wet

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) zegt dat u persoonsgegevens – en camerabeelden vallen daaronder – niet langer mag bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor u ze verzamelt. Dat klinkt vaag, maar het betekent concreet: u moet zelf bepalen wat een redelijke termijn is.

Voor de meeste gebouwen, of het nu een winkel, kantoor of appartementencomplex is, hanteren we in de praktijk een bewaartermijn van vier weken. Soms korter, soms langer. Wat me opvalt is dat veel organisaties standaard dertig dagen instellen, simpelweg omdat de recorder dat als fabrieksinstelling heeft.

Dat is niet per se fout, maar het is wel goed om te controleren of die termijn past bij uw situatie.

Een parkeergarage waar eens per maand een incident gebeurt, heeft misschien genoeg aan veertien dagen. Een magazijn met dure voorraad wil soms beelden van een heel kwartaal bewaren om diefstalpatronen te analyseren.

Waar moet u op letten?

Doel en noodzaak

U moet kunnen uitleggen waarom u beelden bewaart. Is het voor veiligheid, voor verzekeringsdoeleinden, of om overlast aan te tonen?

Incidenten en onderzoek

Hoe specifieker het doel, hoe makkelijker u een bewaartermijn kunt onderbouwen. Bewaar niet alles ‘voor het geval dat’.

Technische opslagcapaciteit

Dat is precies wat de AVG verbiedt. Als er iets gebeurt – een inbraak, een valpartij, een conflict – dan kunt u beelden langer bewaren. Zolang het onderzoek loopt of de verzekering nog niet heeft afgewikkeld, is dat gerechtvaardigd. Zet dan wel een notitie in uw logboek of cameraprotocol: ‘beelden van 12 maart bewaard in verband met lopend onderzoek’.

• Het aantal camera’s en de resolutie (4K vraagt veel meer ruimte dan 1080p)
• De compressie (H.265+ bespaart flink ten opzichte van oude codecs)
• Het aantal beelden per seconde (continu opnemen of alleen bij beweging)
• De grootte van de harde schijf of NAS

Dat voorkomt discussie achteraf. Dit is het praktische stuk.

Hoeveel beelden u kunt bewaren, hangt af van: Wij rekenen vaak voor: een systeem met acht camera’s op 2 megapixel, 24/7 opname, vraagt bij een bewaartermijn van dertig dagen al snel 4 tot 6 terabyte aan opslag. Met bewegingsdetectie kunt u dat halveren. Het is dus niet alleen een juridische keuze, maar ook een technische afweging bij het uitbreiden van uw camerasysteem.

Wat zegt de norm?

Voor camerabewaking bestaat geen wettelijke norm zoals NEN 2535 voor brandmeldinstallaties. Maar er zijn wel richtlijnen.

De NEN 2654 (beveiligingssystemen) geeft handvatten voor het ontwerp en beheer van CCTV. Daarin staat dat u een bewaartermijn moet vastleggen in het beveiligingsplan. Verder verwijst de Autoriteit Persoonsgegevens naar het uitgangspunt ‘niet langer dan noodzakelijk’.

In de praktijk zien we dat verzekeraars vaak een termijn van vier weken eisen om beelden te kunnen opvragen na een schadeclaim.

Check dus ook uw polisvoorwaarden.

Specifiek voor VvE’s en appartementencomplexen

Bij een VvE komt er nog een laag bij. U deelt het systeem met meerdere eigenaren, en niet iedereen zit te wachten op camera’s in de hal.

• Welke ruimtes worden gefilmd (alleen gemeenschappelijke delen, nooit privé)
• Wie toegang heeft tot de beelden
• Hoe lang beelden worden bewaard (bijvoorbeeld 28 dagen)
• Wat er gebeurt met beelden na een incident

Daarom is een cameraprotocol verplicht. Hoe u beelden bij meerdere vestigingen beheert, legt u daarin vast:

Dat protocol moet u laten goedkeuren door de VvE-vergadering. En het is verstandig om het te laten toetsen door een privacyjurist, want wij geven geen juridisch advies. Maar technisch kunnen we u precies vertellen wat er mogelijk is: van automatisch overschrijven na een ingestelde periode tot het beveiligd opslaan van beelden die u veiligstelt na een alarm.

Onderhoud en controle

Een camera-installatie is geen ‘installeer en vergeet’-systeem. Wij zien regelmatig dat een recorder al maanden niet meer opneemt omdat de schijf vol zit, of dat de tijdinstelling niet klopt.

Dat is vervelend als u later beelden nodig hebt. Plan daarom periodiek onderhoud in: controleer of uw camerabeelden correct worden opgeslagen, of de bewaartermijn klopt, en of het logboek up-to-date is.

Digitale rapportage helpt daarbij – u krijgt dan maandelijks een overzicht van de status van uw systeem.

Praktijkvoorbeeld

Een klant van ons – een middelgroot magazijn – wilde beelden een jaar bewaren. Dat kan technisch, maar dan heeft u een forse server nodig en een goed onderbouwd doel.

In hun geval was het doel: diefstalpatronen over seizoenen heen analyseren. Dat is een legitiem bedrijfsbelang.

We hebben een systeem geplaatst met 48 terabyte aan opslag, bewegingsdetectie en een aparte partitie voor beelden die langer moeten blijven. Het kost wat, maar het werkt. Voor de meeste toepassingen is dertig dagen echter ruim voldoende.

Tot slot

De juiste bewaartermijn bepaalt u zelf, op basis van uw doel, uw technische mogelijkheden en wat de verzekeraar vraagt. Wij helpen u graag met een advies op maat – niet om u iets aan te smeren, maar om te zorgen dat uw systeem doet wat het moet doen, zonder dat u achteraf voor verrassingen komt te staan. Hebt u vragen over uw huidige opstelling of over een nieuw project? Neem gerust contact op.