Wie is sleutelhouder bij een alarmmelding?

Een alarmmelding komt binnen bij de meldkamer. De centralist belt de contactpersoon.

Maar wie heeft de sleutel? En wat gebeurt er als diegene niet opneemt? Het klinkt simpel, maar in de praktijk zien we regelmatig dat dit niet goed geregeld is. En dat terwijl een paar heldere afspraken het verschil maken tussen een snelle reactie en een hoop gedoe achteraf.

Wat doet een sleutelhouder precies?

De sleutelhouder is de persoon die bij een alarmmelding ter plaatse kan komen om toegang te verlenen aan politie, brandweer of de meldkamer.

Bij een inbraakalarm moet er iemand zijn die de situatie kan beoordelen, de politie binnenlaat of zelf de ruimte controleert. Bij een brandmelding is het vaak nog urgenter: de brandweer moet snel naar binnen, en als er niemand met een sleutel is, kan dat vertraging opleveren.

De sleutelhouder is dus niet alleen een naam op een lijst. Het is iemand die bereikbaar is, binnen een afgesproken tijd ter plaatse kan zijn, en weet wat hij of zij moet doen. Dat klinkt logisch, maar wij komen geregeld panden tegen waar de sleutelhouder de eigenaar is die op vakantie zit, of een medewerker die niet meer in dienst is.

Wie kan sleutelhouder zijn?

Er zijn grofweg drie opties: Wat de beste keuze is, hangt af van het gebouw, het gebruik en de afspraken met de meldkamer en verzekeraar. Wij adviseren om dit per situatie te bekijken, niet op basis van een standaard sjabloon.

• Uzelf of een medewerker – bijvoorbeeld de eigenaar, facilitair manager of een vaste contactpersoon. Dat werkt goed als die persoon altijd bereikbaar is en binnen enkele minuten ter plaatse kan zijn.
• Een externe partij – zoals een beveiligingsbedrijf of een sleutelbeheerder. Die heeft een set sleutels in beheer en kan bij alarm uitrukken. Dit is gebruikelijk bij panden waar geen vaste beheerder aanwezig is, zoals leegstaande winkels of magazijnen.
• Een combinatie – bijvoorbeeld een eerste en tweede sleutelhouder, waarbij de tweede invalt als de eerste niet bereikbaar is. Dat is verstandig, want één persoon is kwetsbaar.

Waarom is het belangrijk om dit goed te regelen?

Een alarmmelding zonder goede sleutelhouder leidt vaak tot vertraging. De meldkamer belt, krijgt geen gehoor, en moet dan een alternatief regelen.

Soms wordt de politie teruggestuurd omdat er geen toegang is. Dat kost tijd, en bij een echte inbraak of brand is tijd precies wat u niet heeft. Daarnaast stellen verzekeraars steeds vaker eisen aan de alarmopvolging.

Zij willen weten wie er binnen welke tijd ter plaatse kan zijn.

Als dat niet geregeld is, kan dat gevolgen hebben voor de dekking. Ook het bevoegd gezag (bijvoorbeeld de brandweer) kan bij een brandveiligheidscontrole vragen hoe de toegang bij een alarm geregeld is. Het Bbl schrijft voor dat gebruiksfuncties brandveilig moeten zijn, en dat omvat ook de organisatie rondom alarmering en ontruiming. Wat ons opvalt is dat veel gebouweigenaren pas nadenken over de sleutelhouder als het alarm al afgaat.

Dan is het te laat. Het is een van die dingen die u eenmalig goed moet vastleggen, en daarna alleen hoeft te updaten als er wijzigingen zijn.

Hoe stellen wij het samen met u op?

Bij een nieuwe brandmeld- of inbraakinstallatie bespreken we altijd wie de sleutelhouder wordt.

Dat hoort bij het opleveren van de installatie. We noteren de contactgegevens, de aanrijtijd en de procedure in het logboek. Ook controleren we of de meldkamer de juiste gegevens heeft.

Bij bestaande installaties zien we dat dit nogal eens verouderd is. Een medewerker vertrekt, een telefoonnummer wijzigt, maar de meldkamer krijgt geen update.

Daarom adviseren we om minstens één keer per jaar de sleutelhoudergegevens te controleren.

Dat kan tijdens het periodiek onderhoud. Wij nemen dat dan mee in de rapportage. Het klinkt misschien als een klein detail, maar een goed geregelde sleutelhouder voorkomt onnodige kosten en frustratie. Zeker bij panden waar meerdere gebruikers of huurders zijn, is het belangrijk om duidelijke instructies voor sleutelhouders te hanteren en heldere afspraken te maken over wie verantwoordelijk is.

Praktische aandachtspunten

• Zorg dat de sleutelhouder altijd een geldige sleutel heeft, ook voor eventuele toegangscodes of pasjes.
• Noteer een back-up contactpersoon voor het geval de eerste niet bereikbaar is.
• Geef de meldkamer niet alleen een telefoonnummer, maar ook een procedure: wat moet de sleutelhouder doen bij aankomst?
• Houd rekening met aanrijtijden. Als de sleutelhouder 20 minuten onderweg is, moet de meldkamer dat weten.
• Werk met een digitaal logboek of een vast formulier, zodat wijzigingen eenvoudig door te geven zijn.

Eerlijk gezegd: het is geen ingewikkelde materie. Maar omdat het vaak tussen wal en schip valt – de installateur regelt de techniek, de gebruiker regelt de organisatie – ontstaan er gaten.

Wij proberen die gaten te dichten door bij elke oplevering en elk onderhoudsbezoek even te vragen: klopt het nog? Heeft u vragen over het regelen van vervangende sleutelhouders of uw alarmopvolging?

Neem gerust contact met ons op. We denken graag mee, zonder verplichtingen.