Alarm goed gebruiken na een personeelswissel

Een vertrekkende medewerker levert zijn sleutels in, de laptop wordt ingeleverd en de toegangspas verdwijnt in een la. Maar wat gebeurt er met de code van het alarmsysteem? Of met de gebruikersrechten in de brandmeldcentrale?

Dat is vaak het laatste waar iemand aan denkt. Tot er een week later een loze melding binnenkomt, of – erger – een oud-medewerker nog gewoon het pand binnen kan lopen.

Wij zien het regelmatig: een personeelswissel is een logisch moment om de beveiligingsinstallatie onder de loep te nemen, maar in de praktijk gebeurt het zelden structureel. Terwijl het juist een van de simpelste manieren is om problemen te voorkomen. Geen ingewikkelde techniek, gewoon even goed administreren en bijwerken.

Wat er mis kan gaan

Een alarmsysteem werkt met gebruikerscodes, pasjes of tags. Zolang iedereen die erbij hoort de juiste toegang heeft, is er niks aan de hand.

Maar zodra iemand vertrekt, ontstaat er een risico. Niet alleen op het gebied van inbraakdetectie – iemand die de code kent kan het alarm uitzetten – maar ook bij brandveiligheid. Een ontruimingsalarm moet bijvoorbeeld weten wie er in het gebouw aanwezig is. Als er nog oude gebruikers in het systeem staan, klopt de bezetting niet meer.

Daarnaast speelt de verzekering een rol. Veel polissen eisen dat het alarmsysteem wordt beheerd volgens de richtlijnen van de leverancier of de norm.

Codes en pasjes: de basis

Als blijkt dat een oud-medewerker nog toegang had, kan dat bij een schade leiden tot discussie.

Dat willen we natuurlijk allemaal voorkomen. De eerste stap is simpel: zodra iemand uit dienst gaat, de code of pas uit het systeem halen. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk vergeten we het vaak.

• Verwijder de gebruiker uit de centrale (brandmeld, inbraak, toegangscontrole).
• Wijzig eventueel een hoofdcodewoord of beheerderscode.
• Controleer of er gekoppelde systemen zijn – bijvoorbeeld een camera die alleen met die pas opent.
• Leg de wijziging vast in het logboek.

Vooral bij kleinere bedrijven of VvE’s waar de beheerder wisselt. Wij adviseren om bij elke personeelswissel een vast stappenplan te doorlopen:

Dat laatste is belangrijker dan het lijkt. Een logboek is niet alleen handig voor jezelf, maar ook voor de inspectie of verzekeraar. Het Bbl (Besluit bouwwerken leefomgeving) schrijft voor dat u aantoonbaar moet kunnen maken dat u installatie goed wordt beheerd. Een simpele notitie in een digitaal logboek volstaat.

Onderhoud en beheer na wisselingen

Een personeelswissel is ook een goed moment om het periodiek onderhoud van de alarminstallatie te plannen. Vaak staat onderhoud vast op een vaste datum, maar als er nieuwe mensen komen, is het handig om hen te laten instrueren over alarm en toegang.

Wie moet het alarm in- en uitschakelen? Wie is verantwoordelijk voor de maandelijkse test van de brandmeldinstallatie?

Als die kennis niet wordt overgedragen, ontstaan er snel fouten. Wat ons opvalt, is dat veel organisaties pas actie ondernemen na een incident. Een valse melding, een storing die niet wordt opgevolgd, of een toegangspas die nog werkt terwijl de eigenaar allang weg is.

Dat kost tijd en geld. Een halfuurtje werk op het moment van de wissel had dat kunnen voorkomen. Stel: een kantoorpand met twintig medewerkers. De receptioniste vertrekt. Zij had de hoofdcode van het inbraakalarm en een pas voor de toegangsdeur.

Praktisch voorbeeld

De nieuwe receptioniste krijgt een nieuwe pas, maar de oude wordt niet verwijderd.

Vergeet in dat geval ook niet om periodiek uw camerabeelden te controleren op onbevoegde toegang. Een maand later belt de oud-medewerker dat ze nog wat spullen komt halen – ze gebruikt haar pas en het alarm staat uit.

Niemand die het doorheeft. Pas bij de volgende controle blijkt dat er een onbekende toegang is geweest. Dat had simpel voorkomen kunnen worden door de pas direct te deactiveren.

Daarom raden we aan om een vast protocol te maken. Het hoeft geen dik document te zijn.

Een checklist met vier of vijf punten is genoeg. Hang hem bij de receptie of in de meterkast, en loop hem door bij elke wissel. Het scheelt een hoop gedoe.

Digitale rapportage en koppelingen

Moderne systemen maken het makkelijker. Veel centrales hebben een webportaal waar u gebruikers kunt beheren. u kunt daar zien wie er wanneer inlogt, welke codes actief zijn en of er storingen zijn.

Wij werken bijvoorbeeld met systemen van Alphatronics en Dahua, die dat allemaal ondersteunen. Maar het blijft mensenwerk: iemand moet die administratie bijhouden. Ook bij koppelingen tussen systemen – bijvoorbeeld toegangscontrole en camera – is het belangrijk om consistent te zijn.

Wat zegt de norm?

Als een pas wordt verwijderd uit de toegangscontrole, maar de camera blijft die persoon herkennen, dan klopt er iets niet. Een goede installateur kan dat voor u instellen, maar u als gebruiker moet aangeven wanneer er wijzigingen zijn.

Voor brandmeldinstallaties geldt NEN 2535 en NEN 2575. Die schrijven voor dat u een beheerder moet aanwijzen en dat u wijzigingen moet registreren.

Het Bbl stelt eisen aan de gebruiksfase van een gebouw: u moet kunnen aantonen dat de installatie in goede staat verkeert en dat gebruikers geïnstrueerd zijn. Een personeelswissel is precies zo’n moment waarop die instructie opnieuw nodig is. Wij geven geen juridisch advies, maar in de praktijk zien we dat gebouweigenaren die dit goed regelen, minder problemen hebben met inspecties en verzekeraars. Het is een kwestie van zorgvuldigheid.

Afronding

Een alarmsysteem is geen set-and-forget. Het vraagt om aandacht, zeker bij wisselingen in personeel of beheer.

Door simpele stappen te zetten – codes verwijderen, uw brandmeldlogboek bijwerken, nieuwe gebruikers instrueren – blijft de beveiliging op niveau.

Het kost weinig tijd, maar het bespaart een hoop ellende. Heeft u vragen over het beheer van uw alarminstallatie of wilt u een check-up na een personeelswissel? Neem dan gerust contact met ons op. We denken graag mee, zonder verplichtingen.