Camerabeelden bewaren: wat is verstandig?

Een camera hangt, het systeem werkt, de beelden rollen binnen. Maar wat gebeurt er daarna?

Veel organisaties bewaren camerabeelden te lang, zonder dat ze zich realiseren wat dat betekent. Of juist te kort, waardoor een incident achteraf niet meer te reconstrueren valt. Wij zien dagelijks dat de bewaartermijn van camerabeelden vaak een bijzaak is, terwijl het een van de belangrijkste instellingen van uw systeem is.

Waarom bewaartermijn niet vrijblijvend is

Volgens de AVG mag u camerabeelden niet onbeperkt bewaren. U moet een duidelijk doel hebben en de bewaartermijn moet in verhouding staan tot dat doel.

Een standaardtermijn van vier weken is in veel situaties gebruikelijk, maar dat is geen wet. Het hangt af van uw gebruiksfunctie, de risico’s op die locatie en wat u met de beelden wilt bereiken. Voor een winkelstraat ligt dat anders dan voor een magazijn met dure goederen of een schoolplein.

Wat ons opvalt, is dat beheerder en installateur elkaar hierin vaak niet goed vinden.

De installateur levert een systeem op met een standaardinstelling, de beheerder laat het lopen. En een jaar later blijkt dat er beelden van maanden geleden nog op de recorder staan. Dat is niet alleen onnodig, het kan risico geven op een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens. De AVG zegt niet: u mag exact 28 dagen bewaren.

AVG en proportionaliteit

De wet schrijft voor dat u een bewaartermijn moet vaststellen op basis van uw doel. Heeft u alleen beveiliging van het terrein als doel?

Dan is een korte termijn vaak voldoende. Gebruikt u de beelden ook voor onderzoek na een incident? Dan kan een langere termijn gerechtvaardigd zijn, maar u moet dat kunnen onderbouwen.

Leg vast waarom u kiest voor een bepaalde termijn, en pas die consequent toe.

Wij adviseren klanten vaak om de bewaartermijn te koppelen aan het soort camera. Een camera bij de ingang bewaart u langer dan een camera op een verder lege gang. Ook de opslagcapaciteit speelt mee. Als u beelden maanden wilt bewaren, heeft u een recorder nodig die dat aankan, met voldoende schijfruimte en een back-up voorziening.

Praktisch: hoe lang is gebruikelijk?

In de praktijk zien wij dat vier weken een veilige standaard is voor de meeste omgevingen.

Maar dit is geen zekerheid. Een VvE met een gedeelde parkeergarage kiest soms voor twee weken, een distributiecentrum voor zes weken, en een horecazaak houdt het vaak bij één week omdat de doorloop hoog is en incidenten snel worden gemeld.

Wat als er iets gebeurt?

Het gaat erom dat u een bewuste keuze maakt, die past bij uw situatie. Eerlijk gezegd, het moment dat u een incident heeft en de beelden zijn overschreven, dan heeft u een probleem. Maar nog vervelender is een controle van de Autoriteit Persoonsgegevens waarbij blijkt dat u beelden van twee maanden oud nog op de recorder heeft staan, zonder enige motivatie. Denk ook aan de privacy bij personeelswisselingen; dan bent u verder van huis. Bij een incident wilt u beelden kunnen bewaren voor onderzoek.

Dat kan door de beelden op dat moment veilig te stellen. De meeste recorders hebben een functie om een beeldfragment te exporteren naar een usb-stick of netwerklocatie.

Zorg dat u weet hoe dat werkt, en dat u toegang heeft tot de recorder op het moment dat het nodig is. Als de beheerder niet weet welke knop hij moet indrukken, bent u de beelden alsnog kwijt. Daarnaast is het verstandig om een logboek bij te houden.

Noteer wanneer u beelden veiligstelt, voor welk doel en wie daartoe bevoegd is. Dit helpt niet alleen bij eventuele juridische vervolgstappen, maar toont ook aan dat u zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens.

Opslag en onderhoud

Een camera-installatie heeft onderhoud nodig, ook de opslag. Harde schijven in recorders hebben een beperkte levensduur, zeker als ze continu schrijven.

Wij controleren tijdens onderhoudsbeurten de status van de schijven, de bewaartermijn en of de instellingen nog kloppen bij het gebruik. Want een installatie die jaren geleden is opgeleverd, heeft vaak andere instellingen dan nodig is voor de huidige situatie. Veel gebouweigenaren vergeten dat de bewaartermijn ook onderdeel is van het beheerplan.

Het staat in het Bbl niet expliciet genoemd voor camerabeelden, maar voor brandmeldinstallaties zijn er wel eisen aan logging en bewaartermijnen van gebeurtenissen.

Twijfelt u bijvoorbeeld of u camerabeelden mag gebruiken om personeel te beoordelen? Het principe is hetzelfde: zorg dat u kunt aantonen wat er is gebeurd en waarom u beelden bewaart zoals u ze bewaart. Hebt u vragen over de instelling van uw camerasysteem, of wilt u weten wie uw camerabeelden mag inzien en wat een verstandige bewaartermijn is voor uw situatie?

Neem dan contact met ons op. Wij denken graag praktisch mee.