Hoe houdt u meldkamergegevens actueel?

Een brandmelding komt binnen bij de meldkamer. De centrale belt de eerste sleutelhouder – geen gehoor.

De tweede blijkt een jaar geleden uit dienst te zijn. De derde is niet bereikbaar.

Ondertussen tikt de klok. Dit is geen uitzondering, maar een terugkerend probleem in gebouwen waar de contactgegevens niet zijn bijgewerkt. Het klinkt als een detail, maar het heeft direct gevolgen voor de opkomsttijd van hulpdiensten en de aansprakelijkheid van de gebouweigenaar. Het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) stelt dat een brandmeldinstallatie moet zijn aangesloten op een meldkamer.

Daarbij hoort dat de meldkamer beschikt over actuele gegevens: wie is bereikbaar, waar liggen de sleutels, wat zijn bijzonderheden in het pand.

Dat is geen vrijblijvende administratie, maar een onderdeel van de brandveiligheidsvoorziening. En net als de installatie zelf, moet ook die informatie periodiek worden gecontroleerd.

Wat valt er onder meldkamergegevens?

Het gaat om meer dan alleen een telefoonnummer. De meldkamer heeft nodig: Al deze gegevens moeten kloppen op het moment dat de melding binnenkomt. Een verouderd plattegrondje of een niet-bestaand telefoonnummer kan minuten kosten. En minuten maken het verschil tussen een kleine brand en een uitslaande brand.

• Naam en telefoonnummers van minimaal twee sleutelhouders (en bij voorkeur een derde als back-up).
• Adresgegevens en routebeschrijving, inclusief eventuele toegangscodes of afwijkende ingangen.
• Plattegronden of situatietekeningen, zodat de brandweer weet waar de brandmeldcentrale, hoofdkranen en vluchtwegen zitten.
• Bijzonderheden zoals gevaarlijke stoffen, opgeslagen materialen of beperkte toegankelijkheid.
• Contactgegevens van de beheerder of installateur voor storingen buiten kantooruren.

Hoe houdt u het actueel?

In de praktijk zien we dat het vaak misgaat bij personeelswisselingen, verhuizingen of wijzigingen in de bedrijfsvoering.

De sleutelhouder vertrekt, maar de meldkamer krijgt geen nieuw nummer. Of de plattegrond is nog van vóór de verbouwing. Het is daarom verstandig om het updaten van meldkamergegevens te koppelen aan een vaste cyclus.

Een paar handige werkwijzen: Wat ons opvalt: veel gebouweigenaren denken dat de meldkamer zelf de gegevens bijhoudt. Maar de meldkamer werkt met wat u aanlevert.

• Koppel het aan het periodiek onderhoud. Als wij de brandmeldinstallatie controleren, nemen we ook de meldkamergegevens door. Dat is een logisch moment om te checken of alles nog klopt.
• Wijs één verantwoordelijke aan. Bij grotere organisaties is het handig als één persoon de wijzigingen doorgeeft aan de meldkamer. Dat voorkomt dat er meerdere versies rondgaan.
• Gebruik een digitaal portaal. Steeds meer meldkamers bieden een online omgeving waar u zelf gegevens kunt wijzigen. Dat is sneller dan bellen of mailen, en u heeft direct een bevestiging.
• Leg wijzigingen vast in een logboek. Niet alleen voor uzelf, maar ook voor de inspectie. Een bevoegd gezag kan vragen naar de laatste update van de meldkamergegevens. Als u dat kunt aantonen, staat u sterker.

Als u niets doorgeeft, blijven oude gegevens staan. Het is dus uw verantwoordelijkheid om te zorgen dat de informatie actueel blijft.

Wat gebeurt er als het niet actueel is?

Het meest directe gevolg is vertraging. De brandweer kan niet naar binnen, of belt een verkeerd nummer.

In het slechtste geval moet de meldkamer een sleutelservice inschakelen, wat extra tijd kost en extra kosten met zich meebrengt. Daarnaast kan de verzekeraar bij een schadeclaim vragen of de meldkamergegevens op orde waren.

Als blijkt dat ze verouderd waren, kan dat gevolgen hebben voor de uitkering. Ook het bevoegd gezag kan bij een controle vragen naar de actuele gegevens. Het Bbl schrijft voor dat de doormelding correct moet functioneren. Als de meldkamer niet kan bereiken wie er moet worden gebeld, is dat een gebrek in de brandveiligheidsvoorziening. Dat kan leiden tot een last onder dwangsom of een bevel tot stilstand van de installatie.

Onze rol als installateur

Wij komen regelmatig in gebouwen waar de meldkamergegevens al jaren niet zijn geüpdatet. Soms staat er nog een telefoonnummer van een bedrijf dat niet meer bestaat.

Wij kunnen dat niet voor u oplossen, maar we kunnen u er wel op wijzen.

Tijdens het periodiek onderhoud van de brandmeldinstallatie controleren wij of de doormelding werkt en of de gegevens bij de meldkamer kloppen. Als we afwijkingen zien, geven we dat aan. Daarnaast kunnen we ondersteunen bij het inrichten van een digitaal logboek of het koppelen van systemen, zodat wijzigingen in uw personeelsbestand automatisch worden doorgegeven.

Dat is vooral handig bij grotere organisaties met veel wisselingen. Het is geen toverij, maar gewoon een kwestie van de juiste afspraken maken met de meldkamer en de installatie. Heeft u vragen over waarom goede contactgegevens bij alarm belangrijk zijn, of wilt u weten of uw huidige gegevens nog kloppen? Neem dan contact met ons op. We kijken graag mee zonder verplichtingen.