Een toegangspasje kwijtraken lijkt onschuldig. Totdat iemand ermee binnenloopt en u er pas achter komt bij de volgende inventarisatie.
▶Inhoudsopgave
Sleutels, tags en codes zijn de dagelijkse praktijk van toegangscontrole, maar worden vaak als vanzelfsprekend beheerd.
Terwijl juist die kleine dingen bepalen of u beveiliging werkt of niet.
Waarom het beheer van toegangsmiddelen ertoe doet
Een goed werkende toegangscontrole staat of valt met wie wat heeft. u kunt het beste systeem ophangen, maar als een tag jarenlang in een la blijft liggen of een code op een geeltje naast de deur hangt, is het effect nul.
Het gaat erom dat u weet wie op welk moment toegang heeft tot welke ruimte. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk zien we regelmatig dat bedrijven pas bij een incident ontdekken dat er nog sleutels van oud-personeel in omloop zijn. Daarnaast spelen toegangsmiddelen een rol bij brandveiligheid.
Een vluchtdeur die met een code of tag wordt geopend, moet in noodgevallen altijd van binnenuit zonder gereedschap te openen zijn. Dat staat in het Bbl en is iets waar wij bij oplevering standaard op controleren. Maar het beheer van wie die codes of tags heeft, blijft de verantwoordelijkheid van de gebruiker.
De praktijk: sleutels, tags en codes
Sleutels
Mechanische sleutels zijn nog steeds de basis in veel gebouwen. Ze zijn eenvoudig, maar lastig te beheren.
Verlies u een sleutel, dan moet u vaak de hele cilinder vervangen of laten ombouwen.
Tags en pasjes
Een sleutelplan helpt, maar alleen als het actueel wordt gehouden. Wat ons opvalt: veel organisaties hebben geen centraal overzicht van wie welke sleutel heeft. Dat is vragen om problemen.
RFID-tags en pasjes zijn flexibeler. u kunt ze eenvoudig blokkeren als ze kwijtraken en per persoon instellen welke deuren opengaan. Toch zien we dat pasjes soms jarenlang actief blijven, ook als iemand al vertrokken is.
Pincodes
Een halfjaarlijkse controle van de gebruikerslijst is geen overbodige luxe. Moderne systemen zoals UNii of Alphatronics bieden de mogelijkheid om dit digitaal te doen, maar dan moet iemand het ook doen. Pincodes zijn snel en goedkoop, maar kwetsbaar. Ze worden gedeeld, opgeschreven of blijven standaard.
Een code die iedereen kent, is geen beveiliging meer. Wij adviseren om codes periodiek te wijzigen en ze nooit te koppelen aan voor de hand liggende getallen zoals een geboortedatum.
Combineer een code bij voorkeur met een tag of pasje voor extra zekerheid.
Hoe hou u het overzichtelijk?
Het beheer van toegangsmiddelen is geen eenmalige actie. Het vraagt om een vaste routine voor teams bij het openen en sluiten. Een paar dingen die in de praktijk werken:
- Houd een actueel logboek bij van wie welke sleutel, tag of code heeft. Digitaal of op papier, als het maar up-to-date is.
- Stel een procedure op voor het inleveren van toegangsmiddelen bij vertrek van medewerkers. Koppel dat aan de laatste salarisbetaling of een exitgesprek.
- Plan twee keer per jaar een controle van de toegangsrechten. Zijn er nog oude profielen? Zijn codes gewijzigd?
- Gebruik een systeem dat rapportages kan genereren, zodat u achteraf kunt zien wie waar is geweest. Dat is niet alleen handig voor beveiliging, maar ook voor verzekering of compliance.
Wat wij doen – en wat u zelf moet regelen
Wij installeren en onderhouden toegangscontrolesystemen, van eenvoudige codeklavieren tot volledige netwerken met biometrie. We leveren de techniek en zorgen dat deze werkt volgens de geldende normen, zoals NEN 2575 voor ontruimingsinstallaties en de eisen uit het Bbl voor vluchtdeuren.
Maar het dagelijks beheer van sleutels, tags en codes ligt bij u. Wij kunnen daarin ondersteunen met advies en digitale rapportages, maar de verantwoordelijkheid voor wie toegang heeft, blijft bij de gebruiker. Hoe houdt u beveiliging simpel voor uw team? Een goed voorbeeld: een VvE waar we onlangs een toegangscontrole plaatsten. De beheerder had een lijst met 40 pasjes, maar wist van 12 niet meer bij wie ze hoorden.
Samen hebben we die lijst opgeschoond en een procedure afgesproken voor nieuwe bewoners.
Het kostte een uurtje werk, maar voorkomt dat iemand straks met een oud pasje het gebouw in kan. Vergeet ook niet om periodiek uw toegangsrechten en camerabeelden te controleren.
Tot slot
Veilig omgaan met sleutels, tags en codes is geen hogere wiskunde. Het vraagt vooral om discipline en een helder proces.
De techniek is er om u te helpen, niet om het beheer over te nemen. Als u merkt dat het overzicht ontbreekt of dat er geen duidelijke afspraken zijn, dan is het goed om daar eens naar te kijken.
Wij denken graag mee over een praktische aanpak die past bij uw gebouw en organisatie. Heeft u vragen over uw toegangscontrole of wilt u weten hoe u het beheer beter kunt inrichten? Neem dan gerust contact met ons op.
Veelgestelde vragen
Waarom is het beheer van toegangsmiddelen zo belangrijk?
Bij RH Beveiligingstechniek zien we dat een goed functionerend toegangscontrolesysteem afhankelijk is van wie toegang heeft tot welke ruimte.
Wat gebeurt er als een sleutel of tag jarenlang ongebruikt blijft liggen?
Het beheer van sleutels, tags en codes is cruciaal om te waarborgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben. Dit is niet alleen belangrijk voor de beveiliging, maar ook voor de brandveiligheid, zoals beschreven in het Bbl. Als sleutels of tags lang ongebruikt blijven, kan dit leiden tot onbedoelde toegang voor oud-personeel of andere onbevoegden.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn toegangscontrole systeem up-to-date is?
Wij adviseren daarom een regelmatige inventarisatie om te controleren of alle toegangsmiddelen nog steeds correct worden beheerd en dat er geen oude sleutels of codes meer in omloop zijn. Bij RH Beveiligingstechniek benadrukken we het belang van een actueel overzicht van wie welke sleutel, tag of code heeft.
Wat zijn de risico's van het gebruik van eenvoudige pincodes?
Dit kan digitaal of op papier, maar het is essentieel dat het overzicht regelmatig wordt bijgewerkt.
Hoe kan ik de beveiliging van mijn toegangscontrole verbeteren?
Een halfjaarlijkse controle van gebruikerslijsten is een goede gewoonte. Pincodes zijn snel en goedkoop, maar ook kwetsbaar. Het delen van pincodes, het opschrijven ervan of het gebruik van voor de hand liggende getallen als codes, kan de beveiliging aanzienlijk verminderen. Wij adviseren om codes periodiek te wijzigen en ze nooit te koppelen aan persoonlijke gegevens.
Wij raden aan om een combinatie van methoden te gebruiken, zoals het koppelen van een code aan een tag of pasje. Dit biedt een extra beveiligingslaag. Daarnaast is het belangrijk om een vaste routine te implementeren voor het openen en sluiten van deuren, en om regelmatig te controleren of alle toegangsmiddelen correct worden beheerd.