Doormelding bij meerdere vestigingen: overzicht houden

U heeft vijf panden verspreid over de regio. Overal hangt een brandmeldinstallatie, maar de meldingen komen op verschillende manieren binnen.

De ene locatie belt rechtstreeks naar een particulier meldkamer, de andere stuurt een signaal naar een app, en bij een derde moet de sleutelhouder zelf 112 bellen.

Dat werkt zolang er niks gebeurt. Maar op het moment dat er echt een alarm afgaat, wordt het snel chaotisch. Wij komen dat in de praktijk regelmatig tegen.

Vooral bij organisaties die gegroeid zijn door overnames of zelfstandige vestigingen hebben. Iedere locatie heeft ooit zijn eigen installatie gekregen, met een eigen manier van doormelden. En dan is het lastig om in één oogopslag te zien of alles nog werkt, of er storingen zijn, en wie er belt bij een alarm.

Waarom doormelding bij meerdere vestigingen complex is

Doormelding betekent dat een alarm – brand, inbraak, technische storing – automatisch wordt doorgestuurd naar een plek waar iemand actie kan ondernemen.

Dat kan de meldkamer van de brandweer zijn, een particuliere alarmcentrale (PAC), of een app op de telefoon van de beheerder. Bij meerdere vestigingen komt daar een laag overheen: wie beheert de contracten?

Wie controleert of elke installatie nog correct is aangesloten? En wat gebeurt er als een melding binnenkomt op een moment dat de verantwoordelijke niet bereikbaar is? Wat ons opvalt is dat veel organisaties denken dat doormelding ‘geregeld’ is zodra er een abonnement loopt. Maar het beheer stopt niet bij de aansluiting.

Elke installatie moet periodiek getest worden, het logboek moet kloppen, en de contactgegevens van sleutelhouders moeten actueel zijn.

Bij meerdere locaties wordt dat al snel een puzzel.

De rol van het Openbaar Meldsysteem (OMS)

Voor brandmeldinstallaties die verplicht zijn aangesloten op de brandweer, werkt doormelding via het Openbaar Meldsysteem (OMS).

Dat is een beveiligde verbinding tussen uw installatie en de regionale meldkamer. Zodra er een brandalarm gaat, ontvangt de brandweer direct een melding met locatie en type alarm. Het OMS is niet overal verplicht. Of u het nodig heeft, hangt af van de gebruiksfunctie, de oppervlakte, de bezetting en wat het bevoegd gezag (gemeente, brandweer) voorschrijft in de omgevingsvergunning of het programma van eisen.

Het Bbl (Besluit bouwwerken leefomgeving) geeft de kaders, maar de exacte invulling verschilt per situatie. Voor organisaties met meerdere vestigingen is het belangrijk om per locatie te weten of OMS vereist is.

Soms is een particuliere doormelding naar een eigen meldkamer voldoende. Soms schrijft de verzekeraar voor wat er moet gebeuren na een alarmmelding.

Wij adviseren om dat per pand in kaart te brengen, zodat u niet voor verrassingen komt te staan bij een controle of calamiteit.

Alternatieven: particuliere meldkamers en app-oplossingen

Niet elke installatie hoeft naar de brandweer. Voor inbraakdetectie, technische alarmen of niet-verplichte brandmeldingen kunt u gebruikmaken van een particuliere alarmcentrale (PAC), waarbij wij vaak de vraag krijgen: wie wordt gebeld bij een alarmmelding in een verzamelgebouw?

Die centrales kunnen meerdere locaties beheren, meldingen doorzetten naar sleutelhouders of beveiligers, en rapportages leveren. Daarnaast zijn er app-gebaseerde oplossingen, zoals die van MPL of andere aanbieders.

U ontvangt een pushbericht bij een alarm, kunt direct zien om welke locatie het gaat, en bevestigen of u actie onderneemt. Dat geeft flexibiliteit, maar vraagt ook discipline: wie heeft de app op zijn telefoon, en wat gebeurt er als die persoon niet reageert? Eerlijk gezegd zien wij dat een combinatie vaak het beste werkt. Een PAC als vangnet voor alle locaties, aangevuld met een app voor de beheerder ter plekke, zodat u altijd weet hoe alarmopvolging buiten werktijd werkt.

Maar dan moet de configuratie wel uniform zijn. Anders krijgt u per locatie een andere app, een ander inlogscherm en een andere procedure.

Dat is precies wat u wilt voorkomen.

Praktische aanpak: standaardisatie en beheer

De meest effectieve manier om overzicht te houden, is door de doormelding van al uw vestigingen te standaardiseren. Dat betekent niet dat overal hetzelfde merk moet hangen – al helpt dat wel – maar wel dat de manier van melden, de contactpersonen en de opvolging hetzelfde zijn.

Concreet: Wij merken dat organisaties die dit goed hebben ingericht, bij een alarm veel rustiger kunnen handelen.

• Stel per locatie vast of OMS, PAC of app nodig is, en leg dat vast in een overzicht.
• Zorg dat alle installaties periodiek getest worden en dat de resultaten in een logboek komen. Digitaal werkt het makkelijkst.
• Wijs voor elke locatie een primaire en secundaire sleutelhouder aan, en controleer jaarlijks of de gegevens nog kloppen.
• Gebruik één meldkamercontract voor alle locaties, of zorg dat de meldkamer een centraal aanspreekpunt heeft.

De melding komt binnen op de juiste plek, de juiste persoon wordt gebeld, en er is geen discussie achteraf over wie wat had moeten doen.

Wat zegt de regelgeving?

Het Bbl stelt eisen aan brandmeldinstallaties en de doormelding ervan. Of u moet doormelden naar de brandweer, hangt af van de gebruiksfunctie en de grootte van het gebouw.

Die eisen zijn niet voor elk pand hetzelfde. Een klein winkelpand heeft andere verplichtingen dan een zorginstelling of een kantoor met meerdere verdiepingen. Daarnaast spelen NEN-normen een rol, zoals NEN 2535 voor brandmeldinstallaties en NEN 2575 voor ontruimingsalarminstallaties. Die normen beschrijven hoe de installatie moet functioneren, maar niet per se of doormelding verplicht is.

Dat laatste staat in het Bbl en in de omgevingsvergunning. Wij geven geen juridisch advies, maar we kunnen u wel helpen om per locatie in kaart te brengen wat er nodig is.

Vaak blijkt dat er verschil zit tussen wat de installatie technisch kan en wat er contractueel is geregeld.

Dat is precies het punt waar wij dagelijks mee werken.

Tot slot

Doormelding bij meerdere vestigingen is geen kwestie van één abonnement afsluiten. Het vraagt om een helder overzicht, uniforme procedures en regelmatig onderhoud.

Of u nu kiest voor OMS, een PAC, een app of een combinatie: het belangrijkste is dat het werkt op het moment dat het nodig is. Heeft u vragen over de doormelding van uw panden, of wilt u uw huidige situatie eens doorlichten? Neem dan gerust contact met ons op. We denken graag mee.