Wie mag camerabeelden bekijken binnen uw bedrijf?

U heeft camera’s hangen om uw pand, personeel of voorraad te bewaken. Logisch. Maar zodra u die beelden wilt bekijken of delen, komt er meer bij kijken dan alleen inloggen.

De vraag wie er mag meekijken, is niet vrijblijvend. En dat merken we in de praktijk regelmatig.

De wet bepaalt wie toegang heeft

Volgens de AVG bent u als eigenaar of beheerder van een camerasysteem de verwerkingsverantwoordelijke.

Dat betekent dat u moet kunnen uitleggen waarom u filmt, hoe lang u beelden bewaart en – vooral – wie er toegang toe heeft. Niet iedereen in uw organisatie mag zomaar mee kijken. Alleen medewerkers die de beelden nodig hebben voor hun taak, komen in aanmerking. Denk aan een beveiligingsmedewerker of een leidinggevende die een incident onderzoekt.

Een receptionist of schoonmaker heeft daar doorgaans geen rol in. Wat ons opvalt, is dat veel bedrijven een camerasysteem laten installeren zonder van tevoren vast te leggen wie de beelden mag inzien.

Dat levert achteraf discussie op, bijvoorbeeld bij een arbeidsconflict of een verzekeringskwestie.

Leg het daarom vast in een verwerkingsregister en in uw privacybeleid.

Wie in uw organisatie mag kijken?

De praktijk is vaak weerbarstig. In een winkel kan de bedrijfsleider beelden bekijken om winkeldiefstal te signaleren.

In een kantooromgeving is dat de facilitair manager of een aangewezen vertrouwenspersoon. Maar nooit zomaar iedereen. Wij adviseren om per functie te bepalen of iemand de beelden nodig heeft om zijn werk te doen. En of die persoon ook getraind is in wat hij wel en niet mag doen met die beelden.

Een veelgemaakte fout: een beheerder van het camerasysteem heeft technisch toegang tot alle beelden, maar dat betekent niet dat hij ze ook mag bekijken. Technisch beheer en toezicht zijn twee verschillende rollen.

Scheid die waar mogelijk. U kunt bijvoorbeeld in de software instellen dat de beheerder alleen de systeeminstellingen ziet, niet de live-beelden of opnames.

Toestemming of gerechtvaardigd belang?

U mag niet zomaar filmen en camerabeelden gebruiken om personeel te beoordelen op basis van toestemming van uw personeel.

Toestemming is onder de AVG namelijk niet altijd vrijwillig te geven in een werkrelatie. Daarom werkt u meestal met een gerechtvaardigd belang: u heeft een duidelijk doel, zoals veiligheid of diefstalpreventie, en u weegt dat af tegen de privacy van de gefilmde personen.

Die afweging moet u kunnen onderbouwen. Een simpel bordje ‘hier wordt gefilmd’ is niet genoeg. Eerlijk gezegd zien wij regelmatig dat bedrijven een algemeen belang claimen, maar geen concrete onderbouwing hebben. Bij een controle van de Autoriteit Persoonsgegevens kan dat problemen geven. Zorg dus dat u op papier hebt staan waarom u filmt, welke ruimtes, en wie er precies meekijkt met uw camerabeelden.

Praktische inrichting: loggen en beveiligen

Het is niet alleen een kwestie van wie mag kijken, maar ook van hoe u dat controleert. Een goed camerasysteem houdt bij wie wanneer inlogt, welke beelden worden bekeken en of er iets wordt geëxporteerd.

Die logbestanden zijn belangrijk: ze tonen aan dat u de regels naleeft. Zonder logging kunt u achteraf niet bewijzen dat alleen bevoegden hebben gekeken. Daarnaast moet de toegang tot het systeem zelf goed beveiligd zijn.

Gebruik sterke wachtwoorden, bij voorkeur twee-factor-authenticatie, en zorg dat accounts worden uitgeschakeld zodra iemand uit dienst gaat.

Klinkt logisch, maar in de praktijk vergeten we dat nogal eens. Wij komen geregeld in bedrijven waar een oud account van een vertrokken medewerker nog steeds actief is.

Bewaartermijn en verwijdering

Beelden mogen niet langer worden bewaard dan nodig. De standaardtermijn in de praktijk is vier weken, tenzij er een incident is geweest. In dat geval kunt u de relevante beelden langer bewaren, bijvoorbeeld tot een zaak is afgerond.

Maar bewaar niet alles standaard maandenlang. Dat is niet alleen in strijd met de AVG, het vergroot ook het risico op misbruik.

Automatiseer het verwijderen van oude beelden in uw systeem. De meeste moderne camera-recorders kunnen dat instellen per camera of per opslaglocatie. Zo voorkomt u dat iemand handmatig moet opschonen – en dat er per ongeluk iets blijft staan.

Wat doet u bij een incident?

Stel, er is een inbraak of een agressieve klant. Lees onze tips voor het zorgvuldig delen van camerabeelden met de politie.

Dat mag, maar alleen als het noodzakelijk is voor de opsporing. U hoeft daarvoor geen toestemming te vragen aan de gefilmde personen, maar u moet wel kunnen aantonen dat u een gerechtvaardigd belang heeft. De politie kan ook zelf om beelden vragen; noteer dan wie de beelden heeft overgedragen en wanneer.

Deel beelden nooit zomaar met derden, zoals een verzekeraar of een advocaat, zonder dat u een duidelijke grondslag heeft. Ook hier geldt: leg vast waarom en met wie u deelt.

Wij adviseren om een protocol op te stellen voor het delen van beelden, zodat iedereen in uw organisatie weet hoe te handelen.

Heeft u vragen over uw camerasysteem en de toegang tot beelden? Neem dan contact met ons op. We denken graag mee over een praktische inrichting die voldoet aan de regels, zonder onnodige complexiteit.