Een bedrijf dat tijdelijk dichtgaat – voor vakantie, verbouwing of leegstand – lijkt een rustige periode. Maar juist dan ontstaan er risico’s die u niet wilt onderschatten.
▶Inhoudsopgave
Een brandmeldinstallatie die onbedoeld uitvalt, een inbraakdetectie die niet goed is ingesteld, of een toegangscontrole die niet meer werkt omdat iemand de stroom heeft afgeschakeld.
Wij zien regelmatig dat onderhoud en beheer tijdens sluiting worden vergeten, met vervelende gevolgen achteraf.
Wat verandert er bij tijdelijke sluiting?
Zodra een pand niet meer dagelijks wordt gebruikt, verandert het risicoprofiel. Er is minder toezicht, maar ook minder kans dat een beginnende brand of inbraak snel wordt opgemerkt.
Tegelijkertijd blijven de eisen uit het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) gewoon van kracht. Uw brandmeldinstallatie moet blijven functioneren, ook als er niemand aanwezig is. Hetzelfde geldt voor ontruimingsalarminstallaties en noodverlichting – die moeten bij een calamiteit nog steeds werken. Wat ons opvalt: veel bedrijven denken dat ze tijdens sluiting de installatie kunnen uitschakelen om kosten te besparen.
Dat is zelden een goed idee. Verzekeraars stellen vaak als voorwaarde dat de brandmeldinstallatie actief blijft, anders vervalt de dekking. Ook de gemeente kan bij een controle eisen dat u aantoont dat uw installatie in orde is – ook tijdens leegstand.
Logboek: uw bewijs achteraf
Een van de eerste dingen die u moet regelen, is het logboek van uw brandmeldinstallatie. Dit is verplicht volgens NEN 2535 en NEN 2575, en het is ook iets waar toezichthouders naar vragen. In het logboek legt u alle controles, storingen, onderhoud en wijzigingen vast. Denk aan:
- Datum en tijd van elke controle of storing
- Wat er is geconstateerd en welke actie is ondernomen
- Naam van de monteur of beheerder
- Rapportages van periodiek onderhoud
Wij adviseren om het logboek digitaal bij te houden. Dat is overzichtelijk, makkelijk deelbaar met uw installateur of verzekeraar, en u kunt het niet kwijtraken.
Wat moet er nog meer in het logboek?
Een papieren map die in een leeg pand ligt, wordt nogal eens vergeten. Zorg dat het logboek op een veilige maar toegankelijke plek staat – bijvoorbeeld in een afgesloten kast waar alleen bevoegden bij kunnen.
Naast de standaard onderdelen van de brandmeldinstallatie, kunt u ook brandwerende doorvoeringen en compartimenten documenteren. Het Bbl vraagt dat u kunt aantonen dat doorvoeringen in brandwerende wanden en vloeren zijn uitgevoerd volgens de voorschriften. Tijdens sluiting is dat extra belangrijk, omdat er vaak werkzaamheden plaatsvinden (bijvoorbeeld door een verbouwing) die doorvoeringen kunnen beschadigen. Leg die controles vast.
Inbraakdetectie en camerabewaking
Een leeg pand is aantrekkelijk voor inbrekers. Zorg dat uw inbraakdetectie goed is ingesteld: meldingen moeten naar een meldkamer of naar de beheerder gaan.
Controleer of alle sensoren werken, of er geen storingen zijn, en of de accu’s van het alarmsysteem nog voldoende capaciteit hebben. Bij langdurige sluiting kan het nodig zijn om extra camera’s te plaatsen of de opnametijd van uw CCTV-systeem aan te passen, zodat u beelden bewaart voor een langere periode. Eerlijk gezegd: wij komen nogal eens bij bedrijven waar de camera’s alleen opnemen tijdens kantooruren, of waar de beeldkwaliteit te laag is om iets te herkennen.
Dat is zonde, want als er dan iets gebeurt, heeft u er niets aan.
Neem de tijd om uw systeem door te lichten voordat u de deur op slot draait.
Toegangscontrole en beheer
Als u tijdelijk sluit, wilt u niet dat onbevoegden naar binnen kunnen. Maak ook tijdelijk personeel wegwijs in uw beveiligingsprotocollen.
Toegangscontrole moet blijven werken, ook als de stroom uitvalt. Controleer of de accu’s van de panelen en deursluiters in orde zijn. Denk ook aan het beheer van pasjes of codes: wie heeft nog toegang?
Schakel tijdelijke medewerkers of schoonmaakpersoneel uit, en zorg dat alleen de noodzakelijke personen (beheerder, installateur, eventueel beveiliging) toegang hebben. Volg voor een zorgeloze periode onze checklist voor veilig afsluiten.
Een praktisch voorbeeld: een VvE die een gemeenschappelijke ruimte sluit voor onderhoud, maar vergeet de toegangscodes te wijzigen.
Een oud-huurder die nog een pasje heeft, kan zo naar binnen. Dat lijkt onschuldig, maar kan leiden tot diefstal of vandalisme. Wij adviseren altijd om een logboek bij te houden van wie welke toegang heeft, en dat regelmatig te controleren.
Periodiek onderhoud: niet overslaan
Ook tijdens sluiting moet u het periodiek onderhoud aan uw brandmeld- en beveiligingsinstallaties laten uitvoeren.
De normen (NEN 2535, NEN 2654) schrijven voor dat onderhoud op vaste termijnen plaatsvindt, ongeacht of het pand in gebruik is. Als u dat overslaat, loopt u het risico dat storingen niet worden ontdekt, en dat u bij een calamiteit niet verzekerd bent. Wij merken dat bedrijven soms denken: "Het pand staat leeg, dus we kunnen het onderhoud een jaar overslaan." Maar een brandmeldcentrale heeft bijvoorbeeld een beperkte levensduur van accu’s, en sensoren kunnen vervuilen. Als u dan pas na een jaar weer controleert, bent u te laat.
Plan het onderhoud gewoon in, ook al is het pand leeg. Het kost een paar uur, maar het bespaart u een hoop gedoe.
Afstemming met verzekeraar en bevoegd gezag
Tot slot: stem vooraf af met uw verzekeraar en eventueel met de gemeente (bevoegd gezag) wat er van u wordt verwacht.
Soms stelt de verzekeraar extra eisen, zoals een verhoogde alarmopvolging of een camera die 24/7 wordt bekeken. Ook het Bbl kan voorschrijven dat u bij leegstand een risicobeoordeling moet laten uitvoeren. Dat is geen juridisch advies, maar een praktische tip: beheer uw toegangsrechten zorgvuldig voordat u sluit.
Heeft u vragen over uw specifieke situatie? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag mee over de juiste instelling van uw installaties, het logboek en het onderhoudsschema – nuchter en zonder poespas.
Veelgestelde vragen
Wat moet er allemaal in een logboek van een brandmeldinstallatie staan?
Bij het bijhouden van een logboek voor uw brandmeldinstallatie, is het essentieel om alle relevante informatie vast te leggen.
Wat zijn de wettelijke eisen voor een brandmeldinstallatie tijdens tijdelijke sluiting?
Dit omvat de datum en tijd van elke controle of storing, een gedetailleerde beschrijving van wat er is geconstateerd en welke actie is ondernomen, en de naam van de monteur of beheerder die de werkzaamheden heeft uitgevoerd. Daarnaast is het belangrijk om periodieke onderrapportages toe te voegen, zodat u een compleet overzicht heeft van de status van de installatie. Zelfs tijdens tijdelijke sluiting blijven de eisen uit het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) van kracht. Onze ervaring is dat verzekeraars vaak vereisen dat de brandmeldinstallatie actief blijft, anders vervalt de dekking.
Wat zijn de 6 onderdelen van een brandmeldinstallatie?
Daarnaast kan de gemeente eisen dat u aantoont dat de installatie in orde is, ook tijdens leegstand – daarom is het cruciaal om regelmatig controles en onderhoud te laten uitvoeren en dit te documenteren in een logboek. Een brandmeldinstallatie bestaat uit verschillende cruciale onderdelen, waaronder de meldkamer, de sensoren (zoals rook- en temperatuursensoren), de alarmcentrales, de knoppen voor handmatige alarmen en de voeding.
Wat is een logboek voor brandwerende doorvoeringen?
Naast deze basiscomponenten zijn er ook systemen voor ontruimingsalarmering en noodverlichting, die essentieel zijn voor de veiligheid van de gebruikers.
Wij adviseren om alle componenten regelmatig te laten controleren en onderhouden. Een logboek voor brandwerende doorvoeringen is een document waarin u alle controles en onderhoudsacties registreert met betrekking tot doorvoeringen in brandwerende wanden en vloeren. Volgens het Bbl is het verplicht om aan te tonen dat deze doorvoeringen correct brandveilig zijn afgedicht, vooral tijdens tijdelijke sluiting wanneer er vaak werkzaamheden plaatsvinden die de afdichtingen kunnen beschadigen.
Hoe structureer u een logboek voor een brandmeldinstallatie?
Het logboek dient als bewijs dat u voldoet aan de wettelijke eisen. Om een overzichtelijk logboek te creëren, is het belangrijk om een duidelijke en consistente structuur te hanteren.
Wij adviseren om de logboeken te structureren met duidelijke kopjes, zoals datum en tijd, waarnemingen, acties ondernomen en de naam van de monteur. Het is essentieel om de informatie bondig en helder te presenteren, zodat het logboek gemakkelijk te begrijpen is voor alle betrokkenen.