Wat doet u met beveiliging bij een personeelsfeest?

Een personeelsfeest in het eigen pand voelt vaak als een informeel moment.

Iedereen kent elkaar, de sfeer is goed, en de beveiliging staat even op de achtergrond. Maar juist dan kan een installatie onbedoeld voor verrassingen zorgen. Een brandmeldinstallatie die reageert op dampen van de barbecue, een alarm dat afgaat omdat iemand per ongeluk een nooddeur opent, of een toegangssysteem dat geen onderscheid maakt tussen medewerkers en gasten. Het loont om vooraf een paar dingen door te nemen.

Toegangscontrole: wie komt binnen en hoe?

Op een gewone werkdag werken de meeste systemen met pasjes, codes of vingerafdrukken.

Tijdens een feest komen er vaak mensen bij die normaal geen toegang hebben: partners, oud-collega’s of externe cateraars. Het is dan handig om tijdelijk extra gebruikerscodes aan te maken of gastpassen te activeren. Moderne systemen ondersteunen dat eenvoudig, mits u op tijd de rechten instelt. Wat ons opvalt is dat veel organisaties vergeten om na afloop die tijdelijke codes weer te deactiveren.

Alarmopvolging bij afwijkende openingstijden

Een kleine administratieve handeling, maar wel een die voorkomt dat een code later nog wordt gebruikt. Wij adviseren om vooraf een lijst te maken van wie toegang krijgt en voor hoe lang.

Dat scheelt achteraf gedoe. Als het feest doorgaat tot in de late uurtjes, wijkt het gebruik van het pand af van de normale situatie.

Uw inbraakdetectie of alarmopvolging moet daarop zijn afgestemd. Stel dat het alarmsysteem is ingesteld om na 18:00 uur te activeren, dan staat u tijdens het feest ineens met een centrale aan de lijn. Wij zien regelmatig dat men vergeet om het systeem in een ‘gedeeltelijk actieve’ modus te zetten, bijvoorbeeld alleen op de afgesloten kantoren, terwijl de feestruimte vrij blijft.

Overleg tijdig met uw installateur of beheerder welke zones u wilt uitschakelen en welke beveiligd moeten blijven. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk wordt dit vaak pas op de dag zelf bedacht.

Brandveiligheid: rook, warmte en extra personen

Een personeelsfeest brengt vaak extra risico’s met zich mee op het gebied van brandveiligheid. Denk aan een barbecue, vuurkorven, kaarsen of een verhoogde belasting van de elektrische installatie door verlichting en geluidsapparatuur.

De brandmeldinstallatie moet daar tegen bestand zijn, maar ook niet onnodig afgaan.

Meldergroepen in de buurt van de keuken of het terras kunt u tijdelijk in een lagere gevoeligheid zetten of omschakelen naar een handbrandmeldermodus – afhankelijk van wat het systeem toelaat. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat het Bbl (Besluit bouwwerken leefomgeving) eisen stelt aan het aantal aanwezigen en de vluchtwegen. Bij een grotere groep dan normaal kan het nodig zijn om extra nooduitgangen vrij te houden of tijdelijk meubilair te verwijderen.

Ontruimingsinstallatie: werkt hij nog zoals bedoeld?

Wij geven geen juridisch advies, maar het is verstandig om vooraf bij het bevoegd gezag te checken of uw feest past binnen de vergunde gebruiksfunctie. Een praktische tip: loop zelf de vluchtwegen na en zorg dat verlichting en bewegwijzering zichtbaar blijven.

Een ontruimingsalarminstallatie (OAI) is bedoeld om bij een noodsituatie alle aanwezigen te waarschuwen. Tijdens een feest met muziek, geroezemoes en mogelijk alcohol kan het lastig zijn om een standaard signaal te horen. Laat vooraf controleren of het geluidsniveau van de installatie nog voldoet aan de NEN 2575, ook in de ruimtes waar de muziek het hardst staat. Soms is het nodig om tijdelijk extra signalen of visuele alarmen in te schakelen.

Eerlijk gezegd: wij komen nogal eens bij bedrijven waar de OAI jaren niet is getest, of waar de luidsprekers in de feestzaal zijn afgekoppeld tijdens een verbouwing.

Een feest is een goed moment om te ontdekken of alles nog werkt – maar liever niet op de avond zelf.

Cameratoezicht: privacy en praktijk

CCTV-systemen draaien tijdens een feest gewoon door. Dat is nuttig voor de veiligheid van gasten en om, net als bij een check na een verbouwing, eventuele incidenten te kunnen terugkijken.

Wel moet u rekening houden met de AVG. Als u normaal alleen beelden bewaart van werkplekken en gangen, maar tijdens het feest ook filmt in de ruimte waar gedanst wordt, dan is dat een ander doeleinde.

Zorg dat u in uw verwerkingsregister en eventueel in een mededeling aan gasten duidelijk maakt dat er cameratoezicht is. Een simpel bordje bij de ingang volstaat vaak. Wat ons betreft is het ook praktisch om de camera’s vooraf te controleren op dekking.

Staat er een grote decoratie voor een lens? Is de verlichting anders dan normaal?

Dan kunnen beelden onbruikbaar worden. Een snelle check van een kwartier voorkomt dat u later met vage beelden zit.

Onderhoud en logboek: aantoonbaar blijven

Na afloop van het feest is het goed om in het logboek van de installaties te noteren wat er is gewijzigd: welke codes zijn toegevoegd, welke meldergroepen zijn uitgeschakeld, of de OAI is getest. Dat klinkt administratief, maar bij een eventuele controle of verzekeringskwestie is het prettig om te kunnen aantonen dat u zorgvuldig hebt gehandeld.

Ook voor uzelf is het handig om terug te kunnen vinden wat er is gedaan, zodat u het systeem daarna weer in de normale staat kunt zetten.

Wij adviseren om een kort draaiboek te maken voor dit soort afwijkingen. Niet alleen voor het feest, maar ook voor andere bijzondere gebeurtenissen zoals een open dag of een verbouwing. Het scheelt tijd en voorkomt fouten.

Tot slot

Een personeelsfeest hoeft geen hoofdpijn te geven voor de beveiliging. Met een beetje voorbereiding, vergelijkbaar met de beveiliging rondom evenementen, en afstemming met uw installateur of beheerder kunt u de risico’s beheersen zonder dat het feest eronder lijdt.

Heeft u vragen over het tijdelijk aanpassen van uw brandmeldinstallatie, toegangscontrole of camerasysteem? Vergeet ook niet om uw brandmeldlogboek bij te werken als vaste gewoonte bij wijzigingen. Neem dan gerust contact met ons op. We denken graag mee, zonder poespas.